Документ – это… Виды, классификация, функции

Содержание

Документ – это… Виды, классификация, функции

Документ – это. Виды, классификация, функции

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.

Что такое документ?

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

  • название;
  • адресата;
  • автора;
  • дату;
  • текст;
  • подпись;
  • резолюцию;
  • утверждение и согласование.

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

  • Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
  • А вот официальные – это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.

Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

  • письменный;
  • текстовый;
  • рукописный;
  • машинописный;
  • электронный;
  • изобразительный.

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Входящие, исходящие документы и внутренние – о такой классификации все мы слышали. Так вот, совокупность таких бумаг и образует документооборот всей организации. Входящие и исходящие бумаги подлежат строгому учету. Они регистрируются в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Документ – средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Читайте также:  Госпошлина в суд: размер, оплата

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация производится на этапе группировки их в дела – это первичная ступень классификации, необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющееся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документ классифицируется по различным признакам

1. По способу фиксации информации документы делятся на:

– фото- и кинодокументы;

2. По содержанию документы подразделяются на:

– информационно-справочные (используются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.));

– организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.));

– по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);

– финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);

– снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации.

Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.

4. По видам документы бывают:

– типовые документы – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;

– примерные документы – разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы и носят рекомендательный характер;

– индивидуальные документы – разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

– трафаретные документы – изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

11. По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово “копия”) и соответствующим образом заверенный.

Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

12. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

13. По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:

3. Основные способы документирования.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

4.Основные функции документа.

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

5. Классификация документов.

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям.

– по наименованию, т.е. по названию документа.

– по месту составления документы делятся на внутренние (созданные в данной организации и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в организацию или направляемые в др. организацию, др. лицам).

– по количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов.

– по форме документы могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).

– по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

Читайте также:  Облагается ли больничный НДФЛ? Правила расчета

– по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).

– по происхождению: служебные(затрагивающие интересы предприятия, отдела, группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).

– по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Подлинники – документ, отредактированный соответствующим образом, оформленный и подписанный.

Копия – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

Дубликат – вторично воспроизведенный документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

Выписка – часть копии документа, нужная для работы.

– по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работы документа.

Виды и функции документов

Каждая компания, предприятие, организация образует достаточно большое количество различного рода и вида документации. Некоторые из них имеют предназначение в обеспечении внешней связи, иные же могут обеспечивать непосредственно деятельность внутренней структуры организации по разным ее основаниям. Каковы же функции документов в организации?

В период формирования всей системы документационного обеспечения (ДО) складывались разные системы документов, включая распорядительную документацию, по бухгалтерскому учету и отчетности, по личному составу и пр. Поэтому, работая с ней, не следует забывать о связи с системой принадлежности документа. Возникают определенные требования в области структуры, оформления и его содержания. Кроме того, важно понимать, к какому виду относится документ и какую функцию он выполняет. Данная статья посвящена рассмотрению понятия и функций документов.

Что такое документ?

Итак, в целом основная деятельность той или иной организации заключается в формировании документов. Функции, выполняемые документом, разнообразны. К ним, например, относятся как материально-технические, так и организационно-распорядительные. Документ является материальным объектом, который подтверждает определенное право кого-либо или какой-нибудь факт.

При этом он может удостоверять личность человека или же являться свидетельством чего-либо. Помимо этого, документ считается способом содержания информации, в которой могут отражаться умственная деятельность человека, а также любой факт из жизни. В России данный термин появился еще со времен Петра I. Тогда так обозначалось письменное свидетельство. После чего стали появляться и иные определения, такие как “акт”, “служебный документ” и др.

Неоднозначное понятие термина

Вся общественная деятельность использует вышеназванный термин. При этом, в любом направлении деятельности того или иного учреждения, организации, отрасли есть непосредственное определение данному понятию. Однако на сегодняшний день настолько много мнений по данному вопросу, что не представляется возможным дать однозначное определение для термина «документ». Функции документов интересуют многих.

Каждый специалист, который осуществляет свою деятельность в области документоведения или делопроизводства, имеет свое понимание данного аспекта, хоть в законодательном порядке для него и предусмотрено официальное определение.

Наиболее современным в данный момент считается информационный способ сохранения документов, чем на материальных носителях. А каждая организация имеет свой объем работы в области документоведения, в связи с чем документы можно классифицировать по разным основаниям. Далее мы рассмотрим функции нормативных документов, в зависимости от их предназначения и других признаков.

Классификация документов по назначению

По назначению документы бывают: организационно-распорядительными, отчетно-статистическими, учебно-методическими, плановыми, научно-техническими, документами по личному составу и многими другими.

В зависимости от функции, которую они выполняют, различают следующие виды документов:

  • приказы;
  • распоряжения;
  • разного рода отчеты;
  • инструкции;
  • акты;
  • протоколы;
  • справки;
  • бланки и пр.

Классификация документов по способу фиксации информации

В свою очередь, они делятся и по способу фиксации информации. К ним относятся письменные, графические, фото- и видеодокументы. Они могут содержаться как на материальном носителе, так и в информационном виде (на компьютере, в сети Интернет и т. д.).

Существуют документы, предназначенные для внешних и внутренних работ. Внешний вид включает в себя входящую и исходящую документацию. А по мере уровня трудности (сложности) преобладает следующая классификация: простые и сложные. Простыми документами является документация, которая предполагает присутствие одного вопроса, а сложные содержат некоторое число вопросов.

Классификация степени гласности

В зависимости от степени гласности информации, документы бывают открытыми и ограниченными в доступе, т. е. с различной степенью засекреченности: совершенно секретные, конфиденциальные и т. п.

По юридической силе следует выделить:

Первый вид содержит данные, которые подтверждают их достоверность, при этом они правильно составлены и оформлены. Такие документы могут быть действительными и недействительными, в случае если истек срок действия, либо он отменен посредством замены другим актом. В полном объеме предоставленная информация данного вида не обладает юридической силой.

Под дубликатами понимаются копии документов. А ложные содержат фальшивую информацию о ком-либо, составлены в неверной форме и вопреки законодательству.

Классификация по срокам исполнения и обязательности

По срокам исполнения выделяют:

  • срочные, которые предполагают в установленный срок исполнение документа;
  • несрочные.

По срокам хранения следует отметить постоянные и временные. Срок хранения последних составляет до десяти лет и свыше.

По степени обязательности они могут быть:

  • обязательными, то есть они должны быть непременно исполнены и имеют юрисдикционный характер;
  • информационными, которые содержали бы информацию о деятельности компании.

Классификация по степени унификации

По степени унификации документы тоже разделяют на определенные виды. Среди них выделяют:

  • специфические – разовые документы;
  • типовые – сочетают однородную информацию;
  • трафаретные – с ранее подготовленным печатным текстом, какой требуется заполнить в результате итогового оформления в той или иной ситуации;
  • унифицированные.

В последних расположение текста должно быть слева на листе, а справа имеются строки. Соответствующая информация вносится в цифровом или текстовом виде в ту часть, где находится строка или таблица (анкетные исследования, например).

История документации

Как видите, общей классификации документов нет, несмотря на то, что при анализе мы наблюдаем многочисленные их виды. Еще в XV-XVII вв. структура делопроизводства была достаточно емкой, хотя среди документов преобладали лишь грамоты, наказы, приговоры. Но каждый из этих видов имел много типов, например, приказы подразумевали и документацию, поступающую от воевод, а грамоты представляли собой документы, которые посылались из приказов боярам, приказным людям и пр. Было такое понятие как «грамотка», подразумевающее личную переписку.

Функции

Основные функции документов подразделяются на общие и специальные. И каждый документ может выполнять сразу их много, что в какой-то мере помогает сократить количество бумаг, необходимых для работы.

К общим функциям документа относятся:

  • информационная – когда любой документ призван сохранять информацию;
  • социальная – документ представляет собой социально значимый объект, для его создания нужна социальная потребность;
  • коммуникативная – документ является средством связи среди организаций, предприятий, компаний и т. д.;
  • культурная – он выступает в качестве способа сохранения культурных обычаев.

Такой метод сохранения хорошо применим в объемных документах, в том числе в документации научно-технического характера, где явно выявлена степень развития общества.

К специальным функциям документов относят:

  • управленческую – документ является способом управления, который распространяется на организационно-распорядительную документацию;
  • правовую – он сохраняет и изменяет правовые положения и общественные правоотношения (сюда относятся законодательная и правовая документация, в том числе документы с временной правовой функцией).
Читайте также:  Что такое волатильность? Волатильности рынка. Что показывает индикатор волатильности

Также документы могут представлять собой исторический источник с содержанием прошедших данных, к примеру, о возникновении делопроизводства, документоведения, в целом документации.

Функция управления документами возлагается на немногие бумаги, какие создаются в процессе той или иной общественной деятельности.

Элементы документа

Важно выделить, что документ включает в себя множество частей. Данные элементы именуются как реквизиты. Рассмотрим понятие реквизита.

Это неотъемлемая часть при оформлении официальных документов. В законодательном порядке предусмотрены всего тридцать реквизитов с их непосредственным оформлением в виде документов. Они содержат различного рода наборы этих элементов. Их количество в документе предполагает цель его создания, а также предназначение, требования к оформлению.

В документации предусмотрен ограниченный набор этих частей. Если их не внести или же указать неверно, тогда документ становится недействительным, и соответственно теряет юридическую силу. Тем самым, без проставления реквизитных данных на бланке документа, невозможно дальнейшее взаимодействие с иными организациями. Поэтому реквизитные данные тесно связаны с документальным оформлением, поскольку имеют прямое воздействие на правильность в оформлении любого документа учреждения.

Выводы

Таким образом, проанализировав виды и функции документов и рассмотрев важный вопрос в области документоведения и делопроизводства, следует отметить, что в настоящее время документ является неотъемлемой составляющей любой деятельности. Без него невозможно, в том числе, производство и работа каждого предприятия или организации. Поскольку основные функции документа включают содержание информации, то он считается важным аспектом и во внешней, и во внутренней структуре компании, учреждения и т. д.

Следовательно, при обеспечении взаимодействия структурных подразделений любого учреждения используется документация. Она также важна в качестве отчетности для государственных органов, совершающих проверки организаций. Сведения, указанные в документе – это, прежде всего, доказательства того, что данная информация исполнена.

Процесс документирования во многом обязателен, поэтому его предписывает законодательство и нормативно-правовые акты, что обеспечивает законность и правомерность. От того, насколько правильно и оперативно обработан и исполняется документ, находится в зависимости скорость принятия верного решения управлением (руководством). Именно правильная организация деятельности того или иного предприятия, включая документоведчество, делопроизводство, способствует обеспечению порядка внутри учреждения. Такая своего рода система гарантирует гармоничное взаимодействие между структурными частями организаций.

Понятие, функции и классификация документов

Документы используются в различных областях человеческой деятельное™ и поэтому имеют самые разнообразные назначение, формы, содержание. В связи с этим в различных областях человеческого знания слово «документ» может иметь самые разнообразные значения.

В государственном стандарте документ определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности» [1] .

На сегодняшний день документы выполняют несколько основных функций:

  • 1) информационная – в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека, т.е. информация;
  • 2) организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности;
  • 3) коммуникационная – обеспечивает связи предприятий и организаций, их подразделений и структурных единиц;
  • 4) юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений;
  • 5) воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного внимания, ответственности и уровня образовательной подготовки.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию занимают управленческие (служебные) документы – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Важной характеристикой служебных документов является наличие юридической силы. Наличие у документа юридической силы означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого следует, что орган, выпускающий документ, обязан:

  • 1) соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
  • 2) издавать документы только в пределах своей компетенции;
  • 3) соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Существует обширная типология документов. Наиболее важным представляется выделение отдельных видов документов по выполняемым функциям и по степени подлинности.

По выполняемым функциям выделяют следующие виды документов:

  • 1) организационно-правовые документы – используются для регламентации деятельности организации и сотрудников (уставы, положения, регламенты, инструкции, правила);
  • 2) распорядительные документы – используются для распорядительной деятельности (приказы, распоряжения, указания, решения);
  • 3) информационно-справочные документы – применяются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма).

Информационно-справочные документы подразделяются:

  • • на оперативно-информационную документацию (письма, телеграммы, факсы, служебные записки);
  • • справочно-информационную документацию (акты, протоколы, отчеты);
  • 4) документы по личному составу (заявления, трудовые договоры, личные карточки, личные дела, трудовые книжки).

По степени подлинности выделяют следующие виды документов:

  • 1) черновой документ – отражает работу автора над его содержанием, может быть изготовлен рукописным, машинописным или электронным способом, может содержать только текст и не обладает юридической силой;
  • 2) беловой документ – окончательный вариант рукописного или машинописного документа, текст которого написан или переписан с чернового документа без помарок и исправлений;
  • 3) подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинный документ должен содержать сведения, подтверждающие

Ю его достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания, подпись, печать);

  • 4) копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включающие подпись и печать) или часть их и особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит необходимые реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения (нотариального заверения);
  • 5) дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдастся при утере документа.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов при подготовке и организации работы с документами. Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации (документам и делопроизводству). Суть стандартизации, таким образом, заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно производиться сокращение элементов исходного множества объектов (например, видов документов, их реквизитов). Кроме этого, унификация приводит к установлению оптимального единообразия в любой области деятельности. Таким образом, унификация означает, что управленческие документы, используемые в разных сферах управления, должны оформляться единообразно. Это способствует их оперативной обработке и оформлению, сокращает затраты времени на работу с ними.

Оцените статью
Добавить комментарий