Справка о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ): особенности и требования

Содержание

Справка о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ): особенности и требования

Справка о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ): особенности и требования

Самый часто встречающийся документ, который отражает информацию о доходах физических лиц, полученных от работодателя, – справка по форме 2-НДФЛ. Данный документ может понадобиться каждому работнику для различных инстанций. Справка о доходах физических лиц требуется в том случае, если работник проходит процедуру оформления кредита в банке, при судебных спорах или для представления в государственные учреждения. В нашей статье мы постараемся рассмотреть основные особенности, связанные с этой справкой.

Что такое 2-НДФЛ?

2-НДФЛ представляет собой стандартную форму отчетности предприятия о доходах, полученных его сотрудником, а также о предоставленных налоговых вычетах и налогах, которые были удержаны. Как правило, справка составляется за отчетный год, полгода. Однако ее можно получить за любой требуемый период.

Информация, которая содержится в справке, может различаться и зависеть от того, кто данную справку получает – непосредственно сам работник или ИФНС.

Форма справки о доходах физического лица имеет утвержденный Федеральной налоговой службой образец. Тем не менее рекомендовано предварительно ознакомиться с текущей, действующей редакцией приказа для того, чтобы убедиться в актуальности бланка и не заполнять его устаревший образец.

Сведения, обязательные к отображению в справке о доходах

Справка 2-НДФЛ выдается работнику организацией, которая является его работодателем.

Выделяют два основных типа справки, зависящих от цели:

1. Для представления физическому лицу (являющемуся настоящим или уже уволенным сотрудником предприятия). Выдается по требованию.

2. Для представления в ИФНС в порядке обязательной отчетности.

В справке о доходах физических лиц, которая выдается сотруднику, должны содержаться следующие данные:

  • Общие данные о предприятии, выдающем справку. Включает в себя наименование организации с индивидуальным номером налогоплательщика и кодом постановки на учет.
  • Общие сведения о получателе справки.
  • Ежемесячный суммарный доход, который облагается налогом на доход физического лица.
  • Типы налоговых вычетов.
  • Итоговые данные по сумме доходов за период, а также по сумме уплаченных налогов и предоставленных вычетов.

Справка для отчетности

Справка может быть представлена предприятием для следующих типов отчетности налоговой службы:

1. По всем физическим лицам, которые получили доход от данной организации за прошедший отчетный период (отображается в бланке как признак № 1).

2. По всем физическим лицам, с дохода которых предприятие не произвело удержание налога на доход физического лица (отображается в бланке как признак № 2).

При заполнении справки о доходах физического лица с признаком № 1 должны содержаться следующие данные:

  • Общие данные о предприятии, выдающем справку: наименование, индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на налоговый учет.
  • Общие сведения о лице, которому справка предоставляется.
  • Ежемесячный суммарный доход, который облагается налогом на доход физического лица.
  • Налоговые вычеты.
  • Полные суммы доходов за отчетный период, суммарные данные по налогам и вычетам.

Справка с признаком № 2

При представлении налоговой справки о доходах физического лица с признаком № 2 должна быть отображена следующая информация:

  • Общие сведения о предприятии, выдающем справку: наименование с индивидуальным номером налогоплательщика и кодом, который обозначает причину постановки предприятия на налоговый учет.
  • Общие сведения о лице, которому справка предоставляется.
  • Общий суммарный доход, с которого не был произведено удержание налога на доход физического лица.
  • Сумма налога, который не был удержан.

Где может быть востребована такая форма?

Справка 2-НДФЛ о доходах физического лица может понадобиться физическому лицу, который числится в штате предприятия, в следующих случаях:

1. При прохождении процедуры оформления займа в банке.

2. При подготовке к сдаче и оформлению налоговых вычетов в Федеральной налоговой службе.

3. При оформлении пенсии в Пенсионном фонде Российской Федерации.

4. При оформлении социальных пособий путем подачи соответствующего заявления в органы социальной защиты.

5. В ходе судебного разбирательства, касающегося трудовых вопросов, или при определении суммы алиментов.

6. Когда подается в ИФНС налоговая декларация (формы 3-НДФЛ; требуется в качестве документа, подтверждающего доход).

7. При прохождении процедуры оформления опекунства.

8. При прохождении процедуры оформления визы.

Непосредственно в ИФНС справку предприятие подает в обязательном порядке. Она предоставляется для общего мониторинга налогов на доход физического лица, а также для контроля за нарушениями, которые могут повлечь проверку на предприятии.

Особенности и порядок представления справки 2-НДФЛ

Представление копий справки о доходах физических лиц является незаконным. Поэтому она выдается только в оригинальном виде. Выдача может производиться не только сотруднику, который является гражданином РФ, но и иностранному гражданину по его требованию.

Правила представления справки физическим лицам

1. Законодательной базой для выдачи служат Трудовой и Налоговый кодекс РФ.

2. Основанием для выдачи справки может служить письменное заявление от работника (может быть оформлено в свободной форме).

3. Срок, в течение которого должна быть выдана данная бумага, не должен превышать трех дней после даты написания заявления с просьбой о выдаче.

4. Справка должна быть выдана в том количестве экземпляров, которое запросит сотрудник.

5. Она может быть представлена либо лично в руки сотруднику либо посредством почтовой пересылки по месту жительства. Экземпляры, которые представлены в электронном виде, а также экземпляры, на которых не стоит печать организации и подпись уполномоченного лица, являются недействительными.

Заполняется справка о доходах физического лица по образцу, который имеется в организации.

Правила представления справки при отчетности перед инспекцией ФНС

В случае предоставления справки с признаком № 1 должны соблюдаться следующие правила:

  • Законодательным основанием является второй пункт статьи 230 НК РФ.
  • Основанием к представлению является требование законодательством. Причем имеет обязательный порядок.
  • Сроки представления: до начала второго квартала года, следующего за отчетным (то есть до 1 апреля).
  • Справка о доходах физического лица (образец заполнения представлен выше) должна представляться в количестве одного экземпляра на каждого сотрудника организации.

Возможны следующие способы представления:

  • Лично представителем организации.
  • Путем почтовой пересылки.
  • Посредством сети Интернет либо на электронном носителе. В данном случае обязательно наличие электронной подписи организации. Сопровождается предоставлением пояснительного реестра в количестве двух штук.

В случае представления справки о доходах физических лиц с признаком № 2 должны соблюдаться следующие правила:

  • Законодательным основанием является пятый пункт статьи № 226 НК РФ.
  • Основанием к представлению является требование законодательством. Причем имеет обязательный порядок.
  • Сроки представления: до окончания первого месяца, следующего за отчетным годом, в котором выплаты производились без удержания налога на доход физического лица (то есть до 31 января).
  • Должна предоставляется в двойном экземпляре для каждого сотрудника. Один предназначен непосредственно для инспекции ФНС, второй – для сотрудника предприятия.

Возможны следующие способы предоставления:

  • Лично представителем организации.
  • Путем почтовой пересылки.
  • Посредством сети Интернет либо на электронном носителе. В данном случае обязательно наличие электронной подписи организации.
  • Для физического лица – либо лично в руки, либо посредством почтовой пересылки.

Возможная ответственность за уклонение от представления справки 2-НДФЛ

В том случае, если предприятие уклоняется от представления справки о суммах дохода выплаченных физическому лицу по требованию сотрудника либо же допускает нарушения при выдаче справки, то такие действия могут быть расценены с двух позиций, каждая из который влечет за собой наступление ответственности административного характера:

1. Невыдача справки (регламентируется третьим пунктом статьи 230 Налогового кодекса и статьей 62 Трудового кодекса РФ). В этом случае, соответственно с Кодексом об административных правонарушениях, возможно применение таких мер пресечения:

  • Может быть наложен административный штраф на должностное лицо, ответственное за выдачу справок. Составляет от 1 тысячи рублей до 5 тысяч рублей.
  • Может быть наложен административный штраф непосредственно на организацию. Составляет от 30 тысяч рублей до 50 тысяч рублей.
  • Заморозка деятельности организации сроком до трех месяцев.

2. Отказ от выдачи справки. В соответствии с Кодексом об административных правонарушениях может быть наложен административный штраф на должностное лицо, ответственное за выдачу справок, в размере от 1 тысячи рублей до 3 тысяч рублей.

Справка годового отчета для ИФНС

В случае если говорить о представлении сводной справки о доходах физических лиц в разрезе подачи годовой отчетности в органы ИФНС, то можно дифференцировать два случая:

1. Задержка подачи (просрочка). По каждой справке, несвоевременно сданной, налагается на предприятие штраф в размере двухсот рублей (в соответствии с первым пунктом статьи 126 Налогового кодекса РФ).

2. Действия по непредставлению справок, запрошенных ИФНС, либо же осознанное искажение информации, содержащейся в них (второй пункт статьи № 126 НК РФ). При обнаружении подобных действий законодательством предусматривается наложение штрафа в размере, не превышающем 10 тысяч рублей, также может повлечь административное наказание в виде штрафа на должностное лицо в размере от 300 до 500 рублей.

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику

Кто выдает справку 2-НДФЛ

В п. 3 ст. 230 НК РФ указано, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию физического лица налоговым агентом. Справка оформляется по утвержденной фискальным ведомством форме 2-НДФЛ.

С 2020 года действует бланк из приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. В течение 2020 года (с 10.02.2018) была действительна форма справки, утвержденная приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ в редакции приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.

Скачать бланк справки 2-НДФЛ, выдаваемый работникам в 2020 – 2020 годах, можно по ссылке ниже

Внимание! Приказом № ММВ-7-11/566@ с 2020 года установлены два бланка: один для сдачи в налоговую (приложение № 1), второй для выдачи работникам (приложение № 5). Не ошибитесь! Об отличиях справок и порядке их оформления читайте здесь.

Налоговым агентом для работника выступает работодатель, который удерживает из его зарплаты и иных выплат налоги и перечисляет их в бюджет. При этом налоговым агентом для работника могут выступать не только юридические лица, но и иные работодатели (самозанятые лица, а также физлица, не входящие в число самозанятых).

Читайте также:  Личные продажи: принципы и примеры

Налоговым агентом для военнослужащих является государство, поскольку контракт на военную службу заключается от его имени. Соответственно, получить справку о своих доходах и удержаниях военнослужащие смогут в Едином расчетном центре (ЕРЦ) Минобороны России.

Кому предоставляется справка и в какие сроки

Справка по форме 2-НДФЛ представляется налоговым агентом:

  • В отношении налога, удержанного у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным). Справки готовятся на каждого работника, которому выплачивался доход в течение календарного года. Если работник трудился в течение налогового периода в нескольких подразделениях одного предприятия, то для заполнения формы 2-НДФЛ следует воспользоваться рекомендациями из письма Минфина России от 23.07.2013 № 03-02-08/28888.
  • В отношении налога, который работодатель не смог удержать у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным).

ВАЖНО! Чиновники сократили срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 на 1 месяц. Теперь формуляр вне зависмости от установленного признака нужно сдать до 01 марта. Но для отчета за 2020 год срок переносится на 02.03.2020, т.к. 01.03.2020 – воскресенье. Подробности см. в материале “Сократили срок сдачи 6-НДФЛ и 2-НДФЛ”.

О том, какого рода последствия повлечет за собой непредставление справки в налоговый орган, читайте в статье «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».

  • По требованию работника неограниченное число раз, причем работодатель не может отказать работнику в его праве (письмо УФНС г. Москвы от 24.02.2011 № 20-14/3/16873). Работник также может потребовать предоставить сразу несколько оригиналов справки.

В ст. 230 НК РФ не оговорен срок изготовления справки после обращения работника. В то же время в ст. 62 ТК РФ для выдачи справки о зарплате установлен трехдневный срок со дня поступления письменного заявления работника.

Означает ли это, что для получения справки необходимо в обязательном порядке писать заявление? Не всегда. Некоторые работодатели выдают такие документы по устной просьбе работника, а также при увольнении — без напоминаний (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ). Если же предприятие большое либо работодатель занял позицию, что без заявления ничего предоставлять не будет, следует написать ходатайство в произвольной форме.

В заявлении важно правильно указать свои личные данные, а также период (он измеряется в годах), за который требуется справка. Справка должна выдаваться сколько угодно раз по обращению работника в пределах трехлетнего срока, за который учитываются его доходы.

Для каких целей работнику может потребоваться 2-НДФЛ

Справка о доходах и удержаниях из них по форме 2-НДФЛ может потребоваться работнику в следующих ситуациях:

  • для получения кредита, оформления ипотеки;
  • для заполнения декларации 3-НДФЛ;
  • при трудоустройстве на новое место работы;
  • для оформления пособия по безработице, пенсии;
  • для получения государственной материальной помощи;
  • для оформления визы;
  • в других ситуациях.

О документах, которые могут оказаться нужными при подаче декларации о доходах, читайте в материале «Какие документы необходимы для подачи декларации 3-НДФЛ?».

Что делать, если работодатель отказывается выдать справку

Редко, но все же бывают ситуации, когда работодатель отказывается выдать увольняемому сотруднику справку 2-НДФЛ. Чаще всего, по причине того, что на предприятии есть проблемы с ведением налогового учета. В таком случае работнику потребуется соблюсти все нормы закона для того, чтобы добиться своего.

Придется написать заявление в письменной форме и направить его в адрес работодателя. Предпочтительно отправлять такое заявление ценным письмом — тогда на руках останется опись вложения с отметкой почтового оператора. Если в течение установленного срока (три дня с момента получения заявления работодателем) справка так и не будет предоставлена, можно обращаться напрямую в трудовую инспекцию с жалобой на бездействие должностных лиц предприятия.

О том, к чему может привести невыдача работнику справки, читайте в материале «Не выдали сотруднику справку 2-НДФЛ? Ждите судебное разбирательство».

Как поступить, если предприятие ликвидировано

Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.

Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного применения стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.

В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.

Кроме того, физическое лицо может самостоятельно получить необходимые сведения о начисленном и уплаченном НДФЛ через личный кабинет на сайте ФНС России.

Справка 2-НДФЛ от ИП

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работодателем — индивидуальным предпринимателем ничем не отличается от общепринятого для налоговых агентов — юридических лиц, поскольку ИП при выплате вознаграждения физическому лицу тоже удерживает из него налог и перечисляет его в бюджет. Именно эти сведения и заносятся в справку.

Сам себе ИП обычно справку о доходах по утвержденной форме не предоставляет. Такая возможность в налоговом законодательстве нигде не упомянута. В то же время заполнение такой формы и самоличное ее подписание не будет нарушением.

Особенности справки 2-НДФЛ для ИП рассмотрены в этой статье.

Но во многих ситуациях предпринимателю бывает достаточно копии декларации, в которой отражаются реальные доходы предпринимателя (это не подходит для ИП, работающих на ЕНВД или патенте), выписки из книги учета доходов и расходов, из кассовой книги либо копий подтверждающих получение дохода первичных документов.

Если имеется задержка по выплате зарплаты

В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.

По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@, если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Где взять справку безработному и пенсионеру

Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.

Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.

Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.

Что нового в порядке оформления справки

Как уже упоминалось выше, с 2020 года 2-НДФЛ оформляется на новом бланке. А точнее, на двух бланках:

  • Первый — именно он теперь называется 2-НДФЛ — используется для сдачи в ИФНС.

У него новая структура: он состоит из некоего подобия титульного листа, трех разделов и одного приложения. В самом начале документа приводятся данные о налоговом агенте, в разделе 1 — сведения о физлице, в отношении которого заполняется справка, в разделе 2 — информация об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ, в разделе 3 — предоставленные агентом вычеты: стандартные, социальные и имущественные, а в приложении дается расшифровка доходов и вычетов по месяцам.

  • Второй бланк, который выдается работнику, именуется просто «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (без привычного «2-НДФЛ»). Он практически полностью повторяет прежний бланк (из приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@).

Корректировка данных для справки

При обнаружении неточностей (при проведении налоговой или самостоятельной проверки) налоговый агент должен предоставить уточненный вариант справки в ИФНС. И сделать это как можно скорее, чтобы не попасть под ответственность за искажение поданных в ИФНС сведений (ст. 126.1 НК РФ). Исправления, сделанные до момента выявления нарушения налоговым органом, избавят от ответственности.

См. также:

Кроме того, правильный вариант справки надо передать и работнику.

Необлагаемые доходы в справку вноситься не должны. Если в этом при оформлении исходной справки была допущена ошибка, работодателю следует устранить данное нарушение.

Если изменения связаны с пересчетом НДФЛ в сторону увеличения налоговых обязательств, то в исправленной справке излишне уплаченный налоговым агентом, но не удержанный с работника налог не указывается, поскольку ФНС России не считает такую переплату налогом.

Если в предыдущей справке был указан излишне удержанный с работника налог, а впоследствии он был возвращен физическому лицу, то в новой справке следует указать правильную сумму. После обнаружения ошибки в виде излишне удержанного НДФЛ возврат должен быть произведен в течение 3 месяцев.

Итоги

Справка по форме 2-НДФЛ формируется налоговым агентом, осуществляющим выплату доходов физлицам, по каждому физическому лицу, получившему доход, подлежащий обложению НДФЛ. В качестве обязательной отчетности такие справки сдаются в ИФНС до 01 марта года, следующего за отчетным.

Однако чаще всего такие справки создаются работодателями по запросу работника. Количество экземпляров справки, выдаваемых работнику, равно как и число обращений за этим документом, ничем не ограничено. Это значит, что налоговый агент должен удовлетворять каждое поступившее от работника заявление о выдаче 2-НДФЛ.

На изготовление работодателем документов, запрашиваемых у него работником, отводится 3 дня — такой срок прописан в ТК РФ и может быть использован в отношении выдачи справки о доходах. Справку можно оформить на бланке, имеющемся в любой бухгалтерской программе. Также он доступен для скачивания на всех бухгалтерских порталах (в т. ч. на нашем). Кроме того, можно загрузить программу по заполнению этой формы на сайте налоговой службы.

Для скорейшего получения справки работнику следует составить письменный запрос и передать его работодателю. Справка 2-НДФЛ требуется работнику довольно часто, поэтому бухгалтерии любого налогового агента следует побеспокоиться о правильном ведении налогового учета и своевременном исправлении выявленных ошибок.

С 01.01.2019 бланки справок для ИФНС и для работника различаются.

2-НДФЛ: все правила и образец заполнения

Недавно прошла новость, что 2-НДФЛ отменят. Но, как оказалось, чиновники пока к этому не готовы. Ловите справочник по этой форме.

Бланк справки 2-НДФЛ на 2020 год — это документ, который должен быть под рукой у каждого бухгалтера. В первую очередь он необходим, чтобы отчитаться по итогам года перед yалоговой службой. Кроме того, его используют для выдачи сотрудникам, которые просят сведения о выплаченной заработной плате и перечисленном подоходном налоге.

Читайте также:  Что такое паспорт безопасности. Паспорт безопасности объекта: образец

Что изменилось

С 01.01.2019 внесены изменения, которые придется учитывать всем работодателям, ИП и организациям, выплачивающим доход физическим лицам. На основании Приказа ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, форма будет не одна, а две. Одна из них используется для сдачи отчетности в ИФНС, а вторая — для выдачи обратившимся физическим лицам. Как уточняют представители Налоговой службы, образец заполнения формы справки 2-НДФЛ в 2020 году содержит некоторые ненужные для обычных граждан пункты. Что касается формы для ИФНС, то в нем почти все важное и нужное, поэтому основная часть структуры сохраняется.

Отметим, что оба документа будут называться одинаково — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Но чтобы бухгалтеры не запутались, вносится небольшая корректировка:

  • отчет, который организации и ИП должны направлять в налоговые органы, в названии имеет сокращение «форма 2 НДФЛ» и официальный номер в классификаторе налоговых документов — КНД 1151078;
  • документ, который выдается физлицу, когда оно обращается на основании ст. 230 НК РФ, ни сокращений, ни номеров в КНД не имеет.

Поскольку назначение справок разное, они имеют различную структуру и порядок заполнения. И в Приказе ФНС об этом прямо заявлено. В форму, которую работодатели должны выдавать сотрудникам (приложение номер 5 Приказа ФНС), внесены минимальные изменения. В частности, из нее исключили строку о признаке, номере корректировки и коде ИФНС и реквизиты уведомления о предоставлении вычета. С нового года документ выглядит так:

Что касается отчета, который сдается в ИФНС с 2020 года, то в нем чуть больше изменений. Справка состоит из вводной части, двух разделов и одного приложения. В действовавшей ранее форме 2-НДФЛ было 5 разделов. Кроме того, налоговики удалили поля для указания ИНН физлиц и оставили только одно поле для уточнения вида уведомления, подтверждающего право на один из налоговых вычетов.

Отметим, что если вы заполняете отчеты для налоговиков в электронном виде и передаете их в ФНС через операторов, то особых изменений не заметите. Посредники обещают, что своевременно обновляют форматы, которые используют налоговые агенты при передаче данных о доходах и суммах подоходного налога физлиц. Что касается справок для работников, а такие обращения — не редкость, то необходимо использовать уже новые формы, чтобы не нарушать требования Налогового кодекса РФ.

Обращаем внимание, что с 01.01.2019 утратили силу:

  • Приказ ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485 и Приказ Федеральной налоговой службы от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@, которыми утвержден ныне рабочий вариант документа и порядок его заполнения;
  • Приказ ФНС РФ от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576 и Приказ Федеральной налоговой службы от 08.12.2014 № ММВ-7-11/617@, в которых описаны правила, как подавать сведения на электронных и бумажных носителях и через операторов телекоммуникационных каналов связи.

Для подачи информации в Налоговую инспекцию Москвы, Санкт-Петербурга или другого региона воспользуйтесь нашими формами. Для доступа к ним регистрация или иные дополнительные действия не понадобятся: вся информация для читателей бесплатная. Заполнять документы в формате word, excel или каком другом, решать вам.

Образец заполнения в 2020 году

  1. В общих сведениях все довольно просто: ИНН, КПП, наименование организации или ИП, отчетный год, код ИФНС, код реорганизации и ИНН, КПП реорганизованной организации, код ОКТМО, телефон.
  2. Номер справки — это порядковый номер направленной в отчетном периоде формы.
  3. Признак (1, 2, 3, 4) — указывают в зависимости от оснований сдачи документа.
  4. Номер корректировки: 00 — первичная, 99 — аннулирующая. Все остальные от 01 до 98 — корректирующие отчеты.
  5. Данные о налогоплательщиках указывают из имеющихся у налогового агента документов.
  6. В разделе «Ставка налога» необходимо указать процент, по которому удержан НДФЛ. На сегодняшний день существуют три ставки: 13, 30 и 35%. Наиболее распространена ставка 13%. Применяется она для работников, имеющих статус резидента РФ.
  7. Сведения о суммах дохода и рассчитанном, удержанном налоге берут за весь отчетный период.
  8. Коды вычетов проставляются с учетом Приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. В нашем случае — код 126, поскольку у работника есть ребенок.
  9. Код вида уведомления (при условии, что выдано уведомление):
  10. цифру 1 ставят, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на имущественный вычет;
  11. цифру 2, если налогоплательщику выдано уведомление о праве на социальный вычет;
  12. цифру 3, если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение подоходного налога на фиксированные авансовые платежи.
  13. Приложение заполняется по месяцам, в которых выплачивался доход или предоставлялся вычет. Отличий от действующего порядка заполнения этого документа нет.

Утверждена новая справка о доходах 2-НДФЛ

Форма 2-НДФЛ – это справка о доходах физического лица. Эта справку формирует работодатель (налоговый агент) по работнику (физлицу), которому в течение года выплачивалась зарплата (или другой доход, облагаемый НДФЛ).

Налоговые агенты ежегодно сдают сведения 2-НДФЛ по каждому работнику в налоговую инспекцию:

  • до 1 апреля обычные справки,
  • до 1 марта справки о том, что налог не удержан.

Кроме того, по запросу работника работодатель обязан выдать ему справку о доходах на руки. Обычно эту справку физлицо предоставляет в банк для получения кредита, в налоговую для получения вычетов, новому работодателю и т.д.

Новые формы справки 2-НДФЛ

Форму справки 2-НДФЛ утверждает ФНС. В этом году приказом от 02.11.2018 года № ММВ-7-11/566@ налоговики не просто поменяли бланк справки, а утвердили сразу две формы.

    Первая форма имеет машиночитаемый формат и сдается в налоговый орган. Сокращенное наименование формы – 2-НДФЛ.

Как заполнить новую форму 2-НДФЛ для налогового орган?

Новый бланк имеет 3 раздела и 1 приложение.

В заголовке формы указываются данные о работодателе: ИНН, КПП, наименование организации / ФИО предпринимателя, ОКТМО и т.д.

В поле «Признак» ставится: 1 для обычной справки, 2 – для справки с информацией о невозможности удержать налог, 3 и 4 – заполняются правопреемниками при реорганизации ЮЛ.

Признак справки влияет на срок сдачи формы 2-НДФЛ в налоговый орган

В Разделе 1 указываются данные работника: ФИО, ИНН, дата рождения и др.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается: 1 – налоговый резидент, 2 – нерезидент, 3 – высококвалифицированный иностранный специалист, 4 – переселенец, 5 – беженец, 6 – иностранец на патенте.

В Разделе 2 отражается общая сумма дохода и налога.

В поле «Налоговая база» проставляется сумма доходов из Приложения, уменьшенная на вычеты из Приложения и Раздела 3.

Показатель «Сумма налога исчисленная» – это произведение налоговой базы и налоговой ставки.

В Разделе 3 указываются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, а также данные об уведомлениях из налогового органа, подтверждающие право на уменьшение налога.

В поле «Код вида уведомления» нужно поставить: 1 – при имущественном вычете, 2 – при социальном вычете, 3 – при уменьшении налога на фиксированные авансовые платежи.

В Приложении отражается расшифровка сведений о доходах и вычетах (по конкретным доходам) по месяцам по ставке налога.

В справку включаются только доходы, которые облагаются НДФЛ. Например, пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет в справке не отражается.

Сумма дохода указывается полностью, без уменьшения на налог и вычеты. Вычеты, предусмотренные для конкретных доходов, например, 4000 руб. для подарков, указываются рядом в Приложении. Стандартные вычеты, например, 1400 руб. в месяц на ребенка, отражаются общей суммой в Разделе 3.

Для доходов, облагаемых по разным ставкам, Разделы 1-3 и Приложение нужно заполнять отдельно.

Порядок заполнения справки о доходах для работника

Форма справки изменилась незначительно. В новом бланке отсутствуют поля, которые были нужны только налоговикам: номер справки, сведения об уведомлении из налогового органа о праве для уменьшения налога и т.д.

Когда применять новые справки?

Приказ вступает в силу с 1 января 2020 года. Поэтому начиная с 2020 года заполнять 2‑НДФЛ за 2020 год нужно на новых бланках. Справки за 2020 год заполняются по старой форме.

Утверждена новая справка о доходах 2-НДФЛ

Форма 2-НДФЛ – это справка о доходах физического лица. Эта справку формирует работодатель (налоговый агент) по работнику (физлицу), которому в течение года выплачивалась зарплата (или другой доход, облагаемый НДФЛ).

Налоговые агенты ежегодно сдают сведения 2-НДФЛ по каждому работнику в налоговую инспекцию:

  • до 1 апреля обычные справки,
  • до 1 марта справки о том, что налог не удержан.

Кроме того, по запросу работника работодатель обязан выдать ему справку о доходах на руки. Обычно эту справку физлицо предоставляет в банк для получения кредита, в налоговую для получения вычетов, новому работодателю и т.д.

Новые формы справки 2-НДФЛ

Форму справки 2-НДФЛ утверждает ФНС. В этом году приказом от 02.11.2018 года № ММВ-7-11/566@ налоговики не просто поменяли бланк справки, а утвердили сразу две формы.

    Первая форма имеет машиночитаемый формат и сдается в налоговый орган. Сокращенное наименование формы – 2-НДФЛ.

Как заполнить новую форму 2-НДФЛ для налогового орган?

Новый бланк имеет 3 раздела и 1 приложение.

В заголовке формы указываются данные о работодателе: ИНН, КПП, наименование организации / ФИО предпринимателя, ОКТМО и т.д.

В поле «Признак» ставится: 1 для обычной справки, 2 – для справки с информацией о невозможности удержать налог, 3 и 4 – заполняются правопреемниками при реорганизации ЮЛ.

Признак справки влияет на срок сдачи формы 2-НДФЛ в налоговый орган

В Разделе 1 указываются данные работника: ФИО, ИНН, дата рождения и др.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается: 1 – налоговый резидент, 2 – нерезидент, 3 – высококвалифицированный иностранный специалист, 4 – переселенец, 5 – беженец, 6 – иностранец на патенте.

В Разделе 2 отражается общая сумма дохода и налога.

В поле «Налоговая база» проставляется сумма доходов из Приложения, уменьшенная на вычеты из Приложения и Раздела 3.

Показатель «Сумма налога исчисленная» – это произведение налоговой базы и налоговой ставки.

В Разделе 3 указываются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, а также данные об уведомлениях из налогового органа, подтверждающие право на уменьшение налога.

В поле «Код вида уведомления» нужно поставить: 1 – при имущественном вычете, 2 – при социальном вычете, 3 – при уменьшении налога на фиксированные авансовые платежи.

В Приложении отражается расшифровка сведений о доходах и вычетах (по конкретным доходам) по месяцам по ставке налога.

В справку включаются только доходы, которые облагаются НДФЛ. Например, пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет в справке не отражается.

Сумма дохода указывается полностью, без уменьшения на налог и вычеты. Вычеты, предусмотренные для конкретных доходов, например, 4000 руб. для подарков, указываются рядом в Приложении. Стандартные вычеты, например, 1400 руб. в месяц на ребенка, отражаются общей суммой в Разделе 3.

Для доходов, облагаемых по разным ставкам, Разделы 1-3 и Приложение нужно заполнять отдельно.

Порядок заполнения справки о доходах для работника

Форма справки изменилась незначительно. В новом бланке отсутствуют поля, которые были нужны только налоговикам: номер справки, сведения об уведомлении из налогового органа о праве для уменьшения налога и т.д.

Когда применять новые справки?

Приказ вступает в силу с 1 января 2020 года. Поэтому начиная с 2020 года заполнять 2‑НДФЛ за 2020 год нужно на новых бланках. Справки за 2020 год заполняются по старой форме.

Как заполнить новую форму 2-НДФЛ для налогового орган?

Новый бланк имеет 3 раздела и 1 приложение.

В заголовке формы указываются данные о работодателе: ИНН, КПП, наименование организации / ФИО предпринимателя, ОКТМО и т.д.

Читайте также:  Что привезти из Америки в подарок?

В поле «Признак» ставится: 1 для обычной справки, 2 – для справки с информацией о невозможности удержать налог, 3 и 4 – заполняются правопреемниками при реорганизации ЮЛ.

Признак справки влияет на срок сдачи формы 2-НДФЛ в налоговый орган

В Разделе 1 указываются данные работника: ФИО, ИНН, дата рождения и др.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается: 1 – налоговый резидент, 2 – нерезидент, 3 – высококвалифицированный иностранный специалист, 4 – переселенец, 5 – беженец, 6 – иностранец на патенте.

В Разделе 2 отражается общая сумма дохода и налога.

В поле «Налоговая база» проставляется сумма доходов из Приложения, уменьшенная на вычеты из Приложения и Раздела 3.

Показатель «Сумма налога исчисленная» – это произведение налоговой базы и налоговой ставки.

В Разделе 3 указываются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, а также данные об уведомлениях из налогового органа, подтверждающие право на уменьшение налога.

В поле «Код вида уведомления» нужно поставить: 1 – при имущественном вычете, 2 – при социальном вычете, 3 – при уменьшении налога на фиксированные авансовые платежи.

В Приложении отражается расшифровка сведений о доходах и вычетах (по конкретным доходам) по месяцам по ставке налога.

В справку включаются только доходы, которые облагаются НДФЛ. Например, пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет в справке не отражается.

Сумма дохода указывается полностью, без уменьшения на налог и вычеты. Вычеты, предусмотренные для конкретных доходов, например, 4000 руб. для подарков, указываются рядом в Приложении. Стандартные вычеты, например, 1400 руб. в месяц на ребенка, отражаются общей суммой в Разделе 3.

Для доходов, облагаемых по разным ставкам, Разделы 1-3 и Приложение нужно заполнять отдельно.

Порядок заполнения справки о доходах для работника

Форма справки изменилась незначительно. В новом бланке отсутствуют поля, которые были нужны только налоговикам: номер справки, сведения об уведомлении из налогового органа о праве для уменьшения налога и т.д.

Когда применять новые справки?

Приказ вступает в силу с 1 января 2020 года. Поэтому начиная с 2020 года заполнять 2‑НДФЛ за 2020 год нужно на новых бланках. Справки за 2020 год заполняются по старой форме.

Инструкция: заполняем справку по новой форме 2-НДФЛ за 2020 год

Отчет один — формы две

ФНС в очередной раз оптимизировала порядок заполнения сведений о доходах физических лиц и не только. Чиновники не ограничились стандартным изменением действующего формата, а пошли намного дальше. Чтобы отчитаться о доходах своих работников, придется подготовить сразу два бланка. Первый бланк и образец заполнения справки по новой форме 2-НДФЛ 2020 придется направить в ФНС, а второй, упрощенный вариант, предоставить сотруднику по его запросу.

Новые форматы — новые инструкции. Действительно, помимо двух отчетных форм, налоговики скорректировали и алгоритм их составления. Актуальные формы и подробные правила формирования отчетной информации закреплены в Приказе ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Учтите, что документ вступил в силу с 01.01.2019, а это значит, что сведения о доходах работников за 2020 г. придется формировать уже в новых бланках. А если работник запросит справку за 2020 год, то подготовьте отчет по старой форме.

Изменения в структуре отчета

В бланке для работников изменений немного. Структура претерпела незначительные корректировки. Исключены поля и коды, которые были актуальны для ФНС. В целом бумага сохранила общую структуру и внешний вид.

Чего не скажешь об отчете 2-НДФЛ, предоставляемом в ФНС. Этот формат имеет существенные отличия. Во-первых, разрослась сама форма. В образец заполнения бланка справки 2-НДФЛ за 2020 год добавлены новые поля и сведения, а старые неактуальные коды были исключены. Например, введен реквизит «Код вида уведомления».

Новые сроки сдачи в 2020 году

Налогоплательщикам сдавать отчетность по новым формам придется по новым срокам. Теперь последняя дата предоставления отчета не зависит от того, удержан налог с выплаченных доходов или нет. Законодательством определены следующие условия:

  1. Если налог удержан (признак 1 или 3), значит, организация должна отправить отчет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В нашем случае 1 марта выпадает на воскресенье. Предусмотрен перенос на 02.03.2019. Отметим, что ранее для справок с признаком 1 или 3 действовал иной срок — до 1 апреля.
  2. Налог удержать невозможно (признак 2 или 4) — организация должна отчитаться по таким выплатам до 01.03.2019, действует правило переноса на 02.03.2019.

Если организация находится на стадии ликвидации или реорганизации, то отправить форму 2-НДФЛ в 2020 году следует заранее. Конкретной даты не установлено, но предоставьте сведения в ФНС до внесения окончательных изменений в ЕГРЮЛ (о прекращении деятельности или о регистрации новой компании при слиянии, реорганизации). Такие нормы закреплены в Письме ФНС России от 27.11.2015 № БС-4-11/20731@.

Правила заполнения 2-НДФЛ за 2020 год

Если в штате организации более 25 человек, то сдавайте отчет в электронной форме. Обновите формат электронной отчетности в специализированной программе, которую используете для заполнения налоговых форм.

Шаг 1. Сведения о налогоплательщике

Это вводная часть отчета 2-НДФЛ. Она не имеет соответствующего раздела. В шапке документа укажите ИНН и КПП отчитывающейся организации. Затем впишите номер страницы (для новой справки — 001). Укажите номер справки 2-НДФЛ по порядку, отчетный год, за который предоставляется информация о доходах. В нашем случае это 2020 год. Теперь вписываем номер корректировки (для отчета, сдаваемого впервые, ставим 00 или прочерк), указываем код принимающей ИФНС.

Затем прописываем наименование налогоплательщика. Если остаются незаполненные клеточки поля, проставьте прочерки. Вписываем регистрационные данные учреждения: ОКТМО и телефон. Если предприятие находится на стадии реорганизации, то следует указать код и ИНН, КПП реорганизованной компании (приложение № 2 к Приказу ФНС № ММВ-7-11/485@).

Шаг 2. Сведения о физическом лице — раздел № 1

Указываем данные о работнике, который получил налогооблагаемые доходы в отчетном, 2020, году. Вносим фамилию, имя и отчество (при наличии). Указываем ИНН работника. Статус 2-НДФЛ определяем по следующим условиям:

  • 1 — налог удержан и уплачен в бюджет;
  • 2 — налог не удержан с работника;
  • 3 — если налог удержан, но отчитывается организация-правопреемник;
  • 4 — отчет сдает правопреемник, налог не удержан.

Теперь вписываем дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ и код гражданства. Для россиян — 643.

Затем регистрируем данные о документах, подтверждающих личность. Для паспорта укажите код 21, впишите серию и номер документа.

Общие суммы дохода, налога и вычетов — разделы № 2 и № 3

В таблице покажем, как заполнять ячейки 2-НДФЛ.

Для признака 1 и 3

Для признака 2 и 4

Общая сумма дохода

Сумма всех выплаченных доходов в отчетном периоде

Общая сумма полученного дохода, с которого налоговый агент не смог удержать НДФЛ

Разница между суммой полученных доходов и суммой всех предоставленных налоговых вычетов (информация из раздела № 3)

Сумма дохода минус сумма налоговых вычетов

Сумма налога исчисленная

Налоговая база × ставку НДФЛ

Сумма фиксированных авансовых платежей

Указывается только при наличии соответствующего уведомления из ФНС. Сведения вносите по информации уведомления

Прочерк или ноль, так как НДФЛ удержать невозможно

Укажите, какую сумму НДФЛ удержал работодатель — налоговый агент

Прочерк или ноль

Впишите, сколько было перечислено НДФЛ в ФНС

Внесите сумму, которую излишне удержали с доходов физического лица

Внесите сумму, которую налоговый агент не удержал в отчетном периоде

В раздел № 4 справки 2-НДФЛ отчетности включите информацию обо всех видах налоговых вычетов, которые были предоставлены физическому лицу в отчетном, 2020, году.

Сведения о налоговом агенте внесите по общим правилам. Внесите Ф.И.О. руководителя или законного представителя. Укажите сведения о доверенности при необходимости. Проставьте дату и подпись.

Шаг 3. Информация для справки: коды доходов и вычетов

Полный перечень кодов дохода регламентирован в приложении № 1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017). Так, например, код дохода «Дивиденды» в образец 2-НДФЛ за 2020 год — 1010, а заработная плата по трудовому договору — 2000. С 01.01.2018 чиновники ввели пять новых кодов дохода и всего один — для вычетов.

Напомним введенные коды доходов и вычетов. Старые списки доходов пополнились:

Денежная компенсация за неиспользованный трудовой отпуск

Выходные денежные пособия на период трудоустройства после увольнения, выплаченные сверх трехмесячного и шестимесячного заработка сотрудникам организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях)

Суммы штрафов и неустойки, выплаченные организациями по решению судебных инстанций за нарушение Закона № 2300-1 «О защите прав потребителей»

Сумма списанных с баланса организации безнадежных долгов

Полученные проценты (купоны) по обращающимся облигациям российских компаний, номинированным в рублях и эмитированным в период с 01.01.2017 по 31.12.2019 включительно

Список налоговых вычетов, утвержденный в приложении № 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017), дополнили новым кодом 619 — вычет в сумме положительного финансового результата (процента), полученного сотрудником по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете.

Чиновники отметили, что в части определения кодов поступлений и предоставления вычетов изменений не предвидится.

Шаг 4. Заполняем приложение в 2-НДФЛ

Вторая страница отчета 2-НДФЛ — это помесячная расшифровка данных разделов № 2 и № 3.

В шапке документа снова укажите ИНН и КПП отчитывающегося учреждения. Номер страницы — 002.

Затем повторно внесите сведения о номере справки, отчетном периоде и ставке налога.

Затем приступайте к заполнению полей. Сначала укажите месяц: январь — 01, февраль — 02, март — 03 и так далее. Затем укажите код дохода и сумму, полученную в соответствующем месяце. Ниже впишите код вычета, если такой предоставлялся, и укажите сумму — в каком размере.

Информацию внесите отдельно по каждому месяцу, в котором производились выплаты доходов.

Теперь приложение подписывает налоговый агент или его представитель и ставит дату. Отчет готов.

Когда выдавать справки сотрудникам

Выдайте готовый документ в течение трех рабочих дней с момента поступления заявления от работника (Письмо Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-05/36096). Это условие не распространяется на уволенных, таким работникам выдают справку установленного образца в последний рабочий день — день увольнения.

Если работник настаивает на такой информации, выдается отчет с прочерками в 3, 4 и 5 разделах либо справка в свободной форме о том, что доходы в отчетном периоде отсутствуют.

Как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую

Сразу оговоримся, что речь идет об отчете, формируемом для предоставления в территориальное отделение Федеральной налоговой службы. Проверьте обязательные реквизиты документа:

  1. Новый формат документа. Отчет по старой форме не примут!
  2. Персональные сведения о физическом лице,. Это фамилия, имя и отчество (если имеется), ИНН, паспортные данные, адрес и дата рождения.
  3. Данные по ОКТМО. Указывайте актуальные сведения, иначе Налоговая инспекция забракует отчет.
  4. Суммы и коды доходов. Сравните с действующим перечнем кодов (прил. № 1 к обновленному Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
  5. Суммы и коды налоговых вычетов, положенных конкретному физическому лицу (прил. № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@).
  6. Проверьте, правильно ли вы определили ставку налога. Для сотрудника-резидента РФ ставка, определяемая работодателем, — только 13%.
  7. Признак справки (1 или 2). Значение зависит от того, удержан ли налог агентом либо это сделать невозможно.
  8. Проконтролируйте правильность арифметических расчетов в документе.

Если в организации большая штатная численность, проверить каждую справку 2-НДФЛ вручную не представляется возможным. Используйте для контроля специальные программы проверок. Приложения бесплатные, находятся в открытом доступе на сайте ФНС. После скачивания установите программу на рабочем компьютере и запустите проверку.

Оцените статью
Добавить комментарий