Отчет о проделанной работе: образец

Содержание

Отчет о проделанной работе: образец

Отчёты

Отчет – это бумага, фиксирующая сведения, касающиеся выполненных действий, операций. Ее главная функция – информирование. Составляется на основании официальной документации. К примеру, руководитель дал сотруднику задание. Специалист выполнил всю работу. По ее окончанию он готовит отчет. Последний подтверждает факт выполнения работы, фиксирует, чем именно занимался сотрудник. Формы отчета могут быть самыми разными: от простейших до развернутых документов с таблицами, перечислениями, графиками. Усложненные бланки используются, к примеру, при составлении отчетов о научной работе.

Отчет о выполненной работе

Работодатель ставит перед сотрудниками задачи. Он должен отслеживать процесс их решения. Для удобного отслеживания и получения всей требуемой информации составляется отчет о выполненной работе. Документ этот составляется с определенной регулярностью. Последняя зависит от нюансов работы конкретной компании.

Отчет нужен, в первую очередь, руководителю. Документ обеспечивает решение этих задач:

  • Точная оценка качества и оперативности решения задачи.
  • Формирование общей картины трудовой деятельности.
  • Упрощение тактического и стратегического планирования.

Отчет также нужен и самому сотруднику. Документ решает эти задачи:

  • Простая презентация своей работы.
  • Эффективный самоконтроль.
  • Простое выявление своих слабых и сильных сторон.

Отчет – это наглядное подтверждение, сколько работы выполнил сотрудник, насколько качественно он это сделал. Правильная работа с формой документа благоприятно влияет на деятельность компании в целом.

Единой формы документа нет. Особенности составления отчета зависят от его вида. Рекомендуется включить в документ эти положения:

  • Список задач, которые были поставлены перед сотрудником.
  • Конкретизация этих задач.
  • Анализ деятельности работника.
  • Предложения.

Предложения и анализ – положения, которые включаются в ежемесячный или ежегодный отчет.

Материальный отчет

Материальный отчет – бумага, обеспечивающая контроль над поступлением и тратами строительного материала. Учитываться могут самые разные объекты: кирпичи, штукатурка, инструмент, краска, шпатели. Документ фиксирует также материалы, которые находятся на складах.

Материальный отчет – документ, который обычно используется крупными строительными организациями. Составляется по форме М-19. Ответственность за оформление обычно возлагается на материально-ответственное лицо, которое участвует в строительных работах. Использование формы М-19 – мера, которая не является обязательной. Но если компания решила использовать этот документ, необходимо это закрепить в учетной политике.

При составлении материального отчета нужно придерживаться этого порядка:

  1. Назначается инвентаризация. На основании ее результатов данные об остатках ТМЦ и их стоимости фиксируются в отчете. Последний составляется за ту же дату, за которую проводилась инвентаризация.
  2. В документе фиксируются ценности, хранящиеся на складе. Информация о них вносится на основании чеков, накладных, заявок.
  3. Следующий шаг – фиксация ТМЦ, которые были выданы покупателям. Определяется общее число материалов, их стоимость. Прописываются сведения о ценностях, которые присутствуют на складах на завершение отчетного периода.
  4. Все данные заносятся бланк. Осуществляется их сверка.
  5. Бухгалтер должен проверить отчет.

Компания имеет право оформить материальный отчет на основании собственного шаблона. Но обычно используется форма М-19, утвержденная законом. Документ составляется в 1 экземпляре. Если требуется второй экземпляр, делается вторая копия.

К СВЕДЕНИЮ! В отчете должны быть проставлены подписи материально-ответственного лица, бухгалтера. Заверять его печатью необязательно.

ВАЖНО! Отчет нужно хранить на протяжении не менее 5 лет.

Отчет об изменении капитала

В рассматриваемом учете отражаются эти данные:

  • Размер капитала на начало отчетного периода.
  • Движение средств.
  • Размер капитала на отчетную дату.

Изменение капитала необходимо расписывать по этим статьям: выпуск акций, переоценка имущества, итоги реорганизации и прочее. Для оформления документа используется форма с кодом ОКУД 0710003, утвержденная Приказом Минфина №66н от 2 июля 2010 года.

Отчет о целевом расходовании средств

Такой отчет составляется некоммерческими учреждениями. Оформляется он по бланку, утвержденному Приказом Минфина №66н от 2 июля 2010 года. В документе отражается эта информация:

  • Остаток денег на начало периода.
  • Поступление целевых вносов.
  • Расход средств по статьям расхода.

Отчет необходим для контроля над расходованием средств, выделенных государством.

Отчет сотрудника о выполненной работе: учимся составлять

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2013, N 3

Все чаще работодатели требуют у своих сотрудников отчеты о выполненной работе, причем не важно, какую именно они выполняют работу, какие должности занимают, как долго работают в компании. И, как правило, такое право работодателя не прописывается ни в каких внутренних документах компании. Несмотря на это, работники безоговорочно составляют отчеты за месяц, за квартал, за год – в зависимости от цели их подготовки (ведь возразить работодателю крайне сложно). В статье мы поговорим о том, для чего нужен отчет о выполненной работе, кто и при каких условиях может требовать его представить, что он должен содержать, нужно ли утверждать его форму и хранить по всем правилам.

Для чего нужен отчет?

Известно, что необходимость привлечения персонала должна быть экономически обоснованной, ведь оплата труда наемных работников для организации является статьей расходов, причем довольно существенной. Практически каждый руководитель структурного подразделения организации, подбирая через кадровую службу работников, должен обосновать перед руководством следующие важные моменты:

  • штатную численность подразделения;
  • фонд оплаты труда подразделения;
  • организационную структуру подразделения;
  • функционал работников подразделения;
  • требования к кандидатам (образование, квалификацию, опыт работы, профессиональные навыки и т.п.).

Только после того как мотивированное предложение руководителя структурного подразделения о найме работников будет одобрено руководством, можно будет открывать вакансии и искать кандидатов. Однако обоснование необходимости “содержания” того или иного работника не заканчивается после его приема на работу. А, наоборот, только начинается. Так, ему нужно будет выполнять определенный непосредственным руководителем объем работы.

Надо сказать, что в редкой организации рассчитываются нормы выработки (осуществляется это обычно силами экономистов и финансистов, у которых, если они и трудятся в компании, всегда есть работа поважнее). На практике задача распределения объема работы между сотрудниками структурного подразделения, как правило, лежит на плечах руководителя подразделения, который должен действовать по принципу “каждый работник должен быть при деле”. В то же время руководитель подразделения должен планировать работу своих подопечных. В свою очередь, работник, чтобы трудиться более эффективно, должен и сам планировать свое рабочее время. После того как план будет составлен и утвержден руководителем структурного подразделения в установленном в организации порядке, его необходимо придерживаться и руководителю структурного подразделения, и подчиненным работникам. Безусловно, для учета проделанной работы как подразделения в целом, так и отдельных его работников, при сопоставлении ее с утвержденным планом возникает потребность в отчете.

Таким образом, отчет работника необходим для:

  • обоснования расходов на оплату труда работников структурного подразделения;
  • использования его в качестве основы с целью представления отчетов контрагентам по гражданско-правовым договорам об оказании услуг/выполнении работ силами своего персонала (в том числе договоров аутсорсинга и аутстаффинга);
  • создания своего рода порядка и соблюдения дисциплины в подразделении;
  • быстрого установления связи: кто из работников, когда и какую работу выполнил (например, при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих трудовых обязанностей).

Когда отчет обязателен?

Важно отметить, что вопрос предоставления работниками отчетов о выполненной работе законодательством регламентируется лишь в случае отправления работника в командировку.

Примечание. О том как отозвать работника из командировки, читайте на с. 48 журнала N 2, 2013.

При направлении работника в командировку оформляется служебное задание (по форме N Т-10а) , подписываемое руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждаемое руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Оформленное служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки, согласовывает его с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Приведем пример заполнения отчета о выполненной работе в командировке (пример 1).

Читайте также:  Что такое ретроактивный период в страховании: определение. Договор страхования

В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Однако с 01.01.2013 организация может использовать и утвержденные ею формы.

Пример 1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Что касается остальных случаев, то очевидно, что следует представлять отчеты о проделанной работе в обязательном порядке лишь тем сотрудникам, в чьи трудовые обязанности это входит, т.е. у кого это прописано в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Приведем в качестве примера выдержки из указанных документов.

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции работника.

  1. Должностные обязанности работника:

1.7. Еженедельное представление отчетов о выполненной работе непосредственному руководителю.

1.8. Выполнение иных родственных по содержанию обязанностей, не перечисленных в настоящей должностной инструкции, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения наименования должности.

Пример 3. Фрагмент трудового договора.

1.2. Работник обязуется:

1.2.10. Представлять по требованию работодателя отчеты о выполненной работе в порядке, установленном локальными нормативными актами работодателя.

В большинстве случаев, конечно, ни трудовые договоры, ни должностные инструкции не содержат никаких упоминаний о представлении отчетов работниками. Но следует заметить: если данные документы содержат обязанность работника выполнять иные поручения или отдельные поручения работодателя, то составление отчета о выполненной работе под эти формулировки подпадает.

Кто может требовать отчета?

Возникает вопрос: перед кем именно работник должен отчитаться? Для ответа на него важно понимать, кому непосредственно работник подчиняется. Как правило, в трудовом договоре, а также должностной инструкции (при ее наличии) эта информация указывается. Следовательно, этот непосредственный руководитель работника и имеет право требовать у него отчет. Причем он имеет право требовать отчет не только о выполнении запланированной работы, но и любой другой.

Обратите внимание: отчет работника о выполненной работе может быть положен в основу системы премирования, т.е. поощрения работников организации. Тогда его содержание может указывать на следующие показатели для назначения и выплаты премий:

  • выполнение норматива;
  • выполнение дополнительного объема работ в рамках должностных обязанностей работника;
  • качественное и оперативное выполнение особо важных заданий и особо срочных работ, разовых заданий руководства в рамках должностных обязанностей работника и др.

И наоборот: если работнику было поручено выполнить определенную работу, а он по каким-то причинам ее не выполнил, отчет поможет непосредственному руководителю выявить причины (точнее, вы сами должны ему продемонстрировать их в отчете).

Если отчет отсутствует

“А что, если работник откажется представить отчет о выполненной работе, – спрашивают порой руководители, – можно ли его за это наказать?” Теоретически можно. Статья 192 Трудового кодекса РФ предусматривает дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Соответственно, если представление отчета о выполненной работе является обязанностью работника (т.е. она закреплена в трудовом договоре и/или должностной инструкции), то за неисполнение или ненадлежащее исполнение этой обязанности работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание или выговор (в зависимости от серьезности дисциплинарного проступка).

Конечно, вряд ли кто-то из работодателей на практике будет таким образом наказывать работника за то, что тот не представил к нужному времени отчет о работе. Тем более что работодателю, скорее, нужен не сам отчет, а выполнение работы. И обычно у работника, который не представил отчет по требованию работодателя, имеются проблемы не с самим отчетом, а с выполнением порученной работы. Потому работодателю корректнее применить дисциплинарное взыскание именно за невыполнение или ненадлежащее выполнение работником своих прямых трудовых обязанностей, нежели за непредставление отчета.

Что входит в содержание отчета?

Отчет работника может содержать:

  • Ф.И.О. и должность работника;
  • структурное подразделение, где трудится работник;
  • выполненную работу (может перечисляться в количественном или процентном выражении с указанием времени выполнения работы и без такового и т.п.):
  • плановую работу;
  • внеплановую работу;
  • Ф.И.О. и должность лица, являющегося заказчиком работы (либо наименование организации-заказчика);
  • статус работы (выполнена полностью или только какая-то часть);
  • результат выполнения работы (подготовлен документ, проведена встреча и т.п.);
  • кому был передан результат работы;
  • с кем работник взаимодействовал при выполнении работы;
  • соответствует ли выполненная работа утвержденному плану;
  • дату составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.

Безусловно, это лишь приблизительные составляющие отчета. Он может не быть столь подробным. Упрощенный вариант отчета уместен в случаях, когда в организации или конкретном структурном подразделении установлена система представления работниками ежедневных отчетов. В упрощенном варианте отчет в основном содержит следующие элементы:

  • Ф.И.О. и должность работника;
  • структурное подразделение, где трудится работник;
  • выполненная работа (плановая и внеплановая);
  • дата составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.

Обратите внимание: отчет должен быть подписан работником и передан непосредственному руководителю.

Образец отчета о выполненной работе приведен в примере 4.

Пример 4. Отчет работника о выполненной работе.

Отчет о работе менеджера по закупкам Иванова Ивана Ивановича за период с 01.02.2013 по 28.02.2013

Нужно ли утверждать форму отчета?

Унифицированной формы отчета работника о выполненной работе, как известно, не существует. Во-первых, потому что законодательство не обязывает работников делать такие отчеты. Во-вторых, у каждой организации есть свои специфика деятельности и стиль руководства. А значит, утвердить единую для всех форму отчета в принципе не представляется возможным. Однако если в организации налажен документооборот, должным образом учитываются и хранятся документы, то вполне адекватным будет и утверждение формы отчетов работников о выполненной работе. Утвердить ее можно одним из следующих способов:

  • в составе локального нормативного акта, например, инструкции по делопроизводству или положения о персонале (если работники централизованно отчитываются о проделанной работе);
  • приказом (если работники только отдельных структурных подразделений занимаются этим).

Приведем пример приказа об утверждении формы такого отчета (пример 5).

Пример 5. Приказ об утверждении формы отчета работников о выполненной работе.

Общество с ограниченной ответственностью “Русь” (ООО “Русь”) ПРИКАЗ

Москва

Об утверждении формы

отчета о выполненной работе

В связи с введением системы измерения эффективной нагрузки персонала и в целях оптимизации использования трудовых ресурсов в организации

  1. Утвердить форму отчета о выполненной работе (прилагается) и ввести ее в действие с 18.03.2013.
  2. Начальнику отдела кадров Носову П.Н.:

2.1. Организовать ознакомление всех работников с приказом. Срок исполнения – 18.03.2013.

2.2. Обеспечить предоставление в отдел кадров отчетов о выполненной работе по утвержденной форме всеми работниками организации ежемесячно начиная с марта 2013 г. до 5-го числа следующего за отчетным месяца.

2.3. Использовать представленные работниками организации отчеты о выполненной работе в информационной системе для измерения эффективной нагрузки персонала и нормирования труда с марта 2013 г.

  1. Секретарю Рыковой Л.В. довести настоящий приказ до сведения начальника отдела кадров Носова П.Н. под личную подпись. Срок исполнения – 12.03.2013.

Нужно ли хранить отчет?

Независимо от того, утверждена форма отчета сотрудника о выполненной работе в организации или нет, подобные отчеты подлежат хранению. Возникает вопрос, сколько времени их нужно хранить? Нормативными правовыми актами не предусмотрены правила хранения отчетов о выполненной работе, составление которых не является обязательным. Тем не менее приведем некоторые выдержки из Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 г.

Фрагменты документа. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры от 25.08.2010 N 558).

Рекомендуем, опираясь на приведенные выше пункты Перечня, придерживаться следующих сроков хранения отчетов:

  • отчета работника о выполненной им работе (кроме “командировочного”) – в течение 1 года;
  • сводного отчета о работе структурного подразделения – в течение 5 лет.

Годовой отчет о проделанной работе

галина идрисова
Годовой отчет о проделанной работе

Читайте также:  Примеры рынка совершенной конкуренции. Признаки совершенной конкуренции

Годовой отчет

о проделанной работе.

Отчет о проделанной работе за 2016-2017 учебный год воспитателя Идрисовой Г. А.

Слайд 2. В разновозрастной группе работают два воспитателя и помощник воспитателя.

Списочный состав группы на начало года 24 ребенка, а на конец года 23 ребенка.

Работали по основной общеобразовательной программе дошкольного образования «От рождения до школы», которая отвечает требованиям ФГОС.

Основными приоритетными направлениями группы общеразвивающей направленности от 5 до 6 лет являются:

Работу планировали в соответствии с комплексно-тематическим планирование, учитывая интеграцию областей, САНПИН.

Слайд 3. Тема проектной деятельности «Секреты воды».

Слайд 4. Оценить динамику достижений воспитанников, эффективность и сбалансированность форм и методов работы позволяет мониторинг достижения детьми планируемых итоговых результатов освоения основной общеобразовательной программы, реализуемый в ДОУ.

Мониторинг качества освоения детьми основной общеобразовательной программы за 2016-2017 учебный год показал следующие результаты на начало года освоено 65,09%, частично не освоено 34,91%. На конец учебного года освоено 82,36%, частично не освоено 17,64%.

Слайд 5. Взаимодействие с родителями воспитанников.

Вся воспитательно-образовательная работа в группе велась в тесном контакте с родителями. В работе используем различные способы вовлечения родителей в воспитательный и образовательный процесс: педагогические беседы с родителями, тематические консультации, инструктажи, родительские собрания, телефонные звонки, совместное творчество.

– Городская выставка «Плодов и цветов». Номинация «Цветочный костюм»

– Городской фестиваль – конкурс детского творчества для дошкольных образовательных учреждений «Кем быть?»

– Городской конкурс по безопасности дорожного движения «Стань светлее и моднее»

– Открытый детский городской фотоконкурс «Принцесса на льду»

– Всероссийский творческий конкурс «Промыслы родного края!»

– Открытый конкурс «Масленичная красавица»

– Открытый конкурс «Весенние цветы»

– Межрегиональный конкурс творческих работ детей и подростков «Знатоки и умелицы Урала 2020»

– Всероссийская добровольная акция «Противопожарная безопасность»

– Всероссийская семейная акция «Сохрани жизнь! Сбавь скорость»

– Открытый конкурс детского творчества «Экология»

– Участия в конкурсе: «Дары осени»;

КВН «Опасности нам не страшны»

Родители принимали участие в облагораживании участка, оформление группы.

Отчет о проделанной работе: образец

Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.

В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.

Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе

Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.

В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.

Неправильный пример

Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.

“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.

Было выполнено следующее:

  • осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
  • внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
  • рассчитаны новые нормы времени;
  • составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
  • принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю. Р.”

Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.

Какие бывают ошибки?

Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.

Основными из них являются:

  • отсутствие перечня задач, которые ставились на исполнение;
  • нет планов на следующий отчётный период;
  • отсутствие конкретики;
  • нет никакого анализа;
  • безынициативность сотрудника подчеркивается отсутствием предложений в своей области работы.

Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.

Подходящий вариант

Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:

“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)

На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:

  • Осуществить хронометраж работ производственного цеха, на которые отсутствуют либо устарели действующие нормы времени.
  • На основании проведенных замеров подготовить к утверждению новые нормы по работам соответствующего структурного подразделения.
  • Принять участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии, запланированной на 18.02.2016 г., подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

  • проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
  • было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.

Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:

  • Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
  • Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.

На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю.Р.”

Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.

Как писать отчёты на более продолжительные периоды?

Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.

Максимальный объём − 1 лист формата А4

При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.

Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.

Подведём итоги

Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.

Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.

Можете также рассмотреть пример, указанный выше.

Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.

Читайте также:  Сколько стоит генеральная доверенность на автомобиль. Как оформить генеральную доверенность на автомобиль

Как составить отчёт о проделанной работе

Практика анализа рабочего потенциала сотрудников с целью наиболее эффективного распределения производственной нагрузки существует более двух веков. Отчёт о проделанной работе помогает руководителям наиболее полно и объемно оценить продуктивность работы отдельного сотрудника или целого отдела (направления) за установленный отчетный период.

Отчет может быть затребован внезапно, или установлен порядок его представления с определенной периодичностью. На самом деле ничего особо сложного в составлении отчета нет. Как правило, опытные сотрудники имеют в запасе заранее заготовленные шаблоны документа. Для тех, кто столкнулся с этой проблемой впервые, будет полезна настоящая статья.

Законодательные основы отчетности

Пользуясь своим исключительным правом начальника, руководители всех уровней требуют от подчиненного персонала предоставления письменных отчетов о результатах выполнения тех или иных мероприятий.

Несмотря на то, что в понятии практически каждого гражданина плотно заложен стереотип «недельных, месячных, квартальных, годовых и т. д.» отчетов, законодательной базы они, как правило, не имеют. Ни в одном законодательном акте Российской Федерации не найти жесткой формы документа или упоминания о необходимости его составления отдельными категориями сотрудников.

Зная об этом, руководитель может прописать обязанность регулярной отчетности во внутренней инструкции работника. Составить грамотный отчет гораздо проще, чем доказывать руководителю безосновательность его требований, в особенности если должностные обязанности выполняются безукоризненно и письменный отчет может это лишь подчеркнуть.

В любом случае, составление отчета требует знания элементарной структуры документа и основной включаемой в его состав информации.

Польза для руководителя

Единожды составив подробный и грамотный отчет, впоследствии можно пользоваться им, как шаблоном, для минимизации затрачиваемого на его составление служебного времени. Если в подчинении есть сотрудники, руководящие подотделами или структурными подразделениями основного направления, гораздо проще будет составить документ на основании обобщенного отчета каждого из них.

С точки зрения стратегического планирования и управления производством регулярная отчетность всех сфер организации обладает следующими плюсами:

  • помогает в организации постоянного контроля за исполнением должностных обязанностей сотрудниками предприятия;
  • путем сравнения отчетов разного периода времени позволяет беспристрастно анализировать достижения и недоработки как отдела целиком, так и отдельного сотрудника в частности;
  • позволяет всесторонне оценить полноту принятия мер для достижения конкретного результата или степень стремления каждого сотрудника в выполнении поставленных задач;
  • ведет к естественному поддержанию уровня трудовой дисциплины в рабочем коллективе и повышает обязательность отдельных категорий сотрудников;
  • является хорошим показателем обоснованности или безосновательности оплаты труда всех категорий сотрудников, отделов, руководителей на местах;
  • хорошо подходит для подготовки расчет-обоснования истребования финансовых средств на предстоящий календарный (финансовый, отчетный) период;
  • для сотрудника составление грамотного отчета с отображением основной сути выполненных мероприятий без лишних подробностей может стать показателем способности грамотно и доступно излагать ход своих мыслей.

Плюсы регулярной отчетности для сотрудника

Помимо положительных моментов, извлекаемых из отчетов руководителями всех уровней, рядовой исполнитель, добросовестно относящийся к исполнению своих обязанностей, также имеет несколько преимуществ в составлении отчетности.

К основным преимуществам можно отнести:

  • более «тесная» работа непосредственно с руководителем, совместное обсуждение нюансов и тонкостей производственных процессов, как следствие, более глубокие знания о своем направлении деятельности и регулярная их демонстрация непосредственному начальнику;
  • быстро развивающаяся самодисциплина и привычка работать профессионально и быстро. Подобные качества трудно приобретаются, но ценятся в любой отрасли;
  • возможность к самостоятельной и критической оценке своей деятельности, собственный анализ и повышение эффективности трудового дня;
  • более предсказуемый и справедливый карьерный рост тех сотрудников, которые действительно приносят пользу организации.

Виды отчетов

По своим характеристикам, содержанию, форме отображения информации и периодике предоставления отчеты различаются на:

  1. Периодические – еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, годовые и прочие отчеты, направляемые руководству со строго определенной периодичностью.
  2. Внезапные – отчеты, затребованные руководством по результатам служебного разбирательства, привязанные к выполнению отдельных поручений или инициированные в результате информирования начальства о недобросовестном выполнении должностных обязанностей отдельным сотрудником или отделом.
  3. Финансовые – предоставляются всеми сотрудниками по возвращении из служебных командировок или как обоснование трат финансовых средств в интересах организации (к примеру, отчет о расходовании денежных средств на покупку канцелярских принадлежностей или хозяйственного инвентаря).
  4. Текстовые – отчеты, предполагающие рассказ на требуемую тему в свободной форме. Как правило, применяется в организациях, не связанных с точными данными, например, отчет о результатах презентации новой книги известного автора, о результатах проведения собрания и т. д.
  5. Отчеты статистические – как правило, применяются для визуализации приходно-расходных операций или динамики производственного процесса, выраженной в цифрах или графическом изображении. Могут выглядеть, как цифровая таблица с отражением статистических данных или как диаграмма роста/падения уровня определенного продукта или актива.

Типовая структура отчета

Единого подхода к написанию отчета не существует. Как и личная автобиография сотрудника, отчет о проделанной работе будет зависеть от множества факторов.

Как показывает практика, наиболее применимой формой обобщенного шаблона служит структура, содержащая следующие данные:

  • Вводная часть. Как правило, в ней перечисляются исходные данные – какая задача и в каком объеме была поставлена, обстановка на момент получения задачи, выводы из оценки обстановки, принятое решение на выполнение задач, имеющиеся силы и средства, методы воздействия и возникавшие проблемные вопросы, достигнутый результат.
  • Основная часть. В основной части детализируется весь ход выполнения мероприятия:
    • подготовительные мероприятия, направленные на гарантированное достижение положительного результата;
    • последовательность этапов в реализации поставленных задач – проведенные встречи, командировки, изученный материал, привлечение сторонних специалистов и прочее;
    • конкретизация возникших проблем, по чьей вине они возникли, задействованные административные ресурсы, принятые меры по локализации проблематики;
    • развернутое описание достигнутого результата с отражением наличия/отсутствия проблем.
  • Заключительная часть – описание приоритетности первоочередных мероприятий для недопущения подобных проблем впредь, отражение личных заслуг каждого принявшего участие в решении проблемы сотрудника.

К общим правилам оформления документов можно отнести:

  • нежелательно писать длинные предложения со множеством сложных оборотов речи;
  • разбивать текстуальную часть отчета на смысловые абзацы по три – пять небольших предложений в каждом;
  • если в тексте есть таблицы, графики, рисунки, их необходимо разместить на странице так, чтобы она не обрывалась и исключить «висячие» строки;
  • рядом с графиками и диаграммами принято оставлять место для пометок и уточнений руководителя.

Не лишим будет указать собственное видение сложившейся ситуации и рекомендации руководству по наиболее приоритетному направлению деятельности.

Если отчет является не первым и подобные документы уже составлялись по данному направлению ранее, хорошим тоном будет дополнение отчета наглядным графиком, визуализирующим динамику изменений подотчетного вопроса с течением времени.

В случае наличия документов, подтверждающих изложенные факты (письма, благодарственные листы, зарегистрированные документы, счет-фактуры, публикации в прессе и прочее), их копии прилагаются к отчету отдельным разделом. При возникновении проблем с самостоятельным составлением образец стандартного (типового) отчета, подходящего под большинство решаемых задач, можно скачать с интернет ресурсов профильной тематики.

Порядок представления

Отчет формируется по разделам в порядке логического выполнения задачи и печатается на стандартных листах формата А4. Листы сшиваются в папку и нумеруются, начиная с листа, следующего за титульным.

Когда полный набор документов для отчета сформирован, его, в зависимости от принятого в организации порядка, передают на регистрацию в делопроизводство или несут непосредственно руководителю.

Если есть основания полагать, что подготовленный материал понадобится руководителю для собственного составления отчета за организацию, к бумажному варианту прикладывается носитель информации с электронной копией отчетных документов.

Особого отношения требует отчет, предоставляемый в виде презентации. Она рассчитана, прежде всего, на графическое исполнение материала. Готовить ее можно в любом удобном программном обеспечении.

При отработке слайдов главный упор необходимо делать, прежде всего, на доступность отображения информации в визуальном режиме, текстовые блоки включаются в слайд лишь для пояснения и в максимально сжатой форме. В остальном структура презентации практически не отличается от стандартного отчета.

Ошибки при составлении

Человеческой натуре присуще свойство преувеличения личных заслуг или излишняя их детализация. Напротив, отдельные категории людей могут посчитать, что подробное описание хода решения проблемы или выполнения плановых задач – лишнее, достаточно краткого отображения достигнутого результата.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

Оцените статью
Добавить комментарий