Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки

Содержание

Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Читайте также:  Личные качества в резюме: примеры, личная характеристика, краткость и полнота информации

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Секретарь-машинистка, делопроизводитель Секретарь-машинистка, делопроизводитель. Должностная инструкция.

Должностная инструкция – Секретарь-машинистка, делопроизводитель

I. Общие положения
1.1. Секретарь-машинистка относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия.
1.2. Секретарь-машинистка в своей работе подчиняется _______________
(руководителю
________________________________________________________________________.
предприятия, руководителю структурного подразделения предприятия, иному
должностному лицу)
1.3. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу
работы.
1.4. Во время отсутствия секретаря-машинистки (отпуск,болезнь и пр.)
ее обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном
порядке, который несет ответственность за надлежащее и своевременное
исполнение возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей работе секретарь-машинистка руководствуется:
– нормативными документами по профилю работы;
– методическими материалами, касающимися выполняемой работы;
– уставом предприятия;
– правилами трудового распорядка;
– приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
– настоящей должностной инструкцией.
1.6. Секретарь-машинистка должна знать:
– положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные
документы по ведению делопроизводства;
– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
– машинопись;
– правила орфографии и пунктуации;
– порядок расположения материала при печатании различных документов;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
– основы организации труда;
– основные вопросы законодательства о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.

II. Функции
На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя предприятия (структурного подразделения).
2.2. Ведение делопроизводства
2.3. Организация приема посетителей.

III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на нее функций секретарь-машинистка
обязана:
3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя предприятия или его подразделений.
3.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или
исполнителей, вызывать по его поручению работников.
3.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и
передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения
и доводить до сведения руководителя их содержание.
3.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их
регистрация), вести и оформлять протоколы.
3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия,
способствующие эффективной работе руководителя.
3.6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным
устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
3.7. Печатать по указанию руководителя различные материалы.
3.8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя
руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в
соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее
рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям
для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
3.9. Следить за сроками выполнения работниками поручений
руководителя, взятых на контроль.
3.10. Принимать документы на подпись руководителю.
3.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
3.12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике,
а также копировать документы на персональном ксероксе.
3.14. _____________________________________________________________.

IV. Права
Секретарь-машинистка имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих
должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. Ответственность
Секретарь-машинистка несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Программный комплекс “Отдел кадров. Штатное расписание”, “Тарификация” (тарификационные списки) от МедСофт Курчатов для медучреждений эффективно выполнит задачи по кадровому учёту, формированию штатного расписания, тарикационным спискам, весь документооборот, подробный анализ данных. Это Ваш персональный помощник.
Подробнее о программе ‘Отдел кадров.Штатное расписание’

Должностная инструкция секретаря машинистки

I. Общие положения

1. относится к категории технических исполнителей.

2. На должность назначается лицо, начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по -установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.

4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

4.4. Правила орфографии и пунктуации.

4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.

4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов. Умение заменить картридж для принтера canon.

4.8. Правила пользования устройствами.

4.9. Стандарты унифицированной системы документации.

4.11. Основы организации труда.

4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. подчиняется непосредственно руководителю (предприятия; структурного подразделения организации)

6. На время отсутствия (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3. Организует телефонные переговоры руководителя.

4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

7. Передает и принимает информацию по устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

11. Принимает документы на подпись руководителю.

12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей. имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Читайте также:  Узнайте, что такое лазертаг

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки

Что это за документ — должностная инструкция? Имеющийся в каждом без исключения учреждении, он определяет функции, права и меру ответственности работника, занимающего конкретную должность. Инструкция необходима для правильного распределения служебных обязанностей, своевременного выполнения трудовой задачи, определения рабочих контактов сотрудников и их взаимоотношений, организации равномерной загрузки.

Откуда берутся инструкции

При разработке данного документа опираются на существующую структуру организации, классификационный справочник, управленческие нормативы.

Рассмотрим на примере профессии офис-менеджера, как составляется должностная инструкция секретаря. Образец ее (как правило, типовой) имеет несколько разделов.

Первый — общие положения. В первом разделе приводится информация о лице, принимающемся на работу: кто именно может претендовать на эту должность, кому секретарь подчиняется и чем ему предстоит руководствоваться в работе, описываются его знания и умения, а также кто будет замещать его во время отсутствия. Второй раздел посвящен функциональным обязанностям. Что же предписывает должностная инструкция секретарю?

Он контролирует выполнение другими сотрудниками распоряжений и приказов руководителя, организует заседания и совещания, телефонные разговоры своего непосредственного босса, принимает посетителей, регистрирует корреспонденцию.

Это общие функции — их выполняет любой секретарь. Они могут расширяться в зависимости от специфики предприятия, о чем мы поговорим ниже.

Другие пункты и разделы

Раздел «Должностные обязанности» подробно расписывает все подробности деятельности. Его содержание вытекает из предыдущего.

В пункте «Права» должностная инструкция секретаря объясняет, на что тот может претендовать. Это: оптимизация трудового процесса, возможность использования необходимых документов или информации для работы, повышение профессионального уровня.

Последний пункт «Ответственность» расписывает, за что именно отвечает секретарь перед работодателем. Этот раздел, как и предыдущий, обычно стандартен для большинства подобных инструкций.

А подробнее?

Чем же конкретно занимается данный работник? Рассмотрим, какой функционал содержит типовая должностная инструкция секретаря руководителя.

Он организует и обеспечивает с технической точки зрения распорядительную деятельность руководителя. Принимает входящую корреспонденцию, передает конкретным сотрудникам или в структурные подразделения.

Осуществляет делопроизводство, выполняет на компьютере различные операции для сбора и обработки информации, нужной для принятия решений.

Должностная инструкция секретаря-референта предполагает множество разнообразных обязанностей. Он принимает заявления и готовит документы на подпись руководителю, подбирает требующиеся тому в работе материалы. Контролирует правильность оформления и производит редактирование проектов документов, организует телефонные переговоры начальника, фиксирует информацию в его отсутствие, передает и принимает ее по факсу, копирует документы на ксерокопировальном аппарате, получает и отправляет телефонограммы.

Должностная инструкция секретаря-референта подразумевает статус грамотного и компетентного помощника, который готовит запросы и письма по поручению руководителя, составляет ответы на них.

И это не все…

Секретарь также планирует и организует совещания и заседания, проводимые начальством, для чего собирает нужные материалы, оповещает участников о повестке мероприятия, его дате, а также оформляет протоколы.

Он контролирует выполнение работниками распоряжений и приказов точно и в срок, ведет регистрационную картотеку. Должностная инструкция секретаря, помимо прочего, вменяет ему в обязанность обеспечивать руководителя на рабочем месте оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.

Он печатает служебные материалы, ведет банк данных текущей информации. Руководит приемом посетителей, помогает в оперативном рассмотрении просьб и других вопросов. Оформляет дела, сдает в архив, контролирует их сохранность.

Режим работы его устанавливается согласно правилам трудового распорядка организации. Должностная инструкция секретаря руководителя вменяет ему в обязанность и служебные командировки в случае производственной необходимости.

Поговорим о правах и ответственности

Права секретаря в организации предполагают возможность требования от руководства нормальных условий работы, содействия в исполнении служебных обязанностей, информационной поддержки — он может запрашивать любые нужные ему в работе документы.

Он имеет право повышать собственную квалификацию, знать о готовящихся решениях руководства касательно его деятельности, выдвигать предложения и задавать вопросы.

Секретарю предоставляется право подписывать справочные и информационные документы в пределах своей компетентности.

Как и любой работник, он отвечает за собственное неисполнение трудовых обязанностей согласно ТК РФ, за совершенные в период деятельности правонарушения, за нанесение материального ущерба.

Если права и мера ответственности принятых на данную должность в разные учреждения довольно схожи, то функционал секретарей, как уже было сказано, может значительно отличаться. Рассмотрим эти различия на примере обязанностей других представителей данной должности.

Должностная инструкция секретаря учебной части

Данный специалист считается техническим исполнителем. Для назначения на должность ему требуется высшее профессиональное или среднее специальное образование. Что же именно должен делать секретарь учебной части?

Как и любой секретарь, он обязан грамотно вести делопроизводство, быть знакомым с руководством всех подразделений учреждения, уметь пользоваться диктофонами, приемно-переговорными устройствами, магнитофонами. Соблюдать стандарты системы деловой документации и правила трудового распорядка, а также охраны труда и ТБ.

Обязанности секретаря учебной части

Должностная инструкция секретаря в учебном заведении имеет свою специфику. Он ведет протоколы заседаний приемной комиссии, оформляет личные дела учащихся (студентов). Выдает и вписывает необходимые сведения в студенческие билеты и книжки успеваемости, заполняет книги учета выдачи дипломов и их дубликатов, удостоверений, реестры обучающихся по алфавиту.

Учитывает часы преподавательской работы и студенческой посещаемости, готовит учебные журналы, приказы по движению контингента. Получает по заявкам учетно-отчетную документацию, обрабатывает личные дела учащихся и сдает в архив.

Его деятельность происходит в тесном контакте с заведующими отделениями, преподавателями, бухгалтерией учреждения образования.

А что делает школьный секретарь?

Должностная инструкция секретаря школы гласит, что данный работник принимается и увольняется непосредственно директором, образование должен иметь среднее профессиональное или же общее со специальной подготовкой по требуемой программе.

В своей деятельности руководствуется нормативными документами по делопроизводству, трудовым законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, нормами охраны труда, уставом школы и собственной инструкцией.

Владеет грамотной письменной речью, умеет работать на оргтехнике.

Основные направления работы

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя школы перечисляет их достаточно подробно. Он обслуживает деятельность директора школы и заместителей, ведет делопроизводство, собирает сведения о работниках школы и учащихся. Организует для директора телефонные переговоры, прием и передачу факсов, телефонограмм, записывает сообщения в отсутствие директора.

Секрктарь организует заседания школьного совета, общие собрания сотрудников, попечительского и педагогического советов, проводимых директором совещаний. Для этого он собирает и готовит нужные материалы, оповещает приглашенных о мероприятии, регистрирует участников. Оформляет итоговые протоколы.

Дополнительные задачи

Как и любой секретарь, он обеспечивает директора канцпринадлежностями и средствами оргтехники, создает шефу условия для эффективной работы. Передает и принимает информацию, печатает документы и материалы.

Формирует дела согласно утвержденной номенклатуре, в положенный срок сдает в архив. Принимает корреспонденцию, систематизирует в порядке, принятом в школе, передает от директора назначенным исполнителям, следит за выполнением, отправляет корреспонденцию.

Принимает заявления и документы сотрудников, учащихся, родителей. Организует прием, оптимальную очередность просьб и предложений.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в школе, как правило, предполагает ненормированный рабочий режим, привязанный к учебному графику работы, но исходящий из продолжительности рабочей недели в 40 часов. В процессе работы он взаимодействует с администрацией, педагогическим и обслуживающим персоналом.

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

Тут также присутствуют свои специфические особенности. Секретарь суда в своей работе исходит из задачи обеспечить бесперебойное функционирование судебного аппарата. Ему приходится выполнять большое количество необходимой рутинной работы, связанной с приемом граждан, подготовкой писем, запросов, выписок и повесток, вызовом свидетелей и участников процесса.

Он составляет и размещает для ознакомления списки дел, которые будут рассмотрены на заседании, проверяет уведомления об извещении, вручает копии заключений, проверяет явку вызванных на заседание лиц, отмечает время их присутствия в суде в повестках.

Кроме того, секретарь оформляет документы вызванным потерпевшим и свидетелям на оплату проезда, по ходатайствам доводит до участников процесса содержание судебного протокола, оформляет дела по окончании рассмотрения (административные, уголовные и гражданские), ведет журнал учета.

Непростая профессия

Его обязанность также — готовить копии судебных документов, оформлять и передавать исполнительные листы, другие материалы в связи с исполнением приговора, а также в порядке отдельного судебного поручения.

Должностная инструкция секретаря суда предполагает достаточный уровень квалификации для выполнения обязанностей. Ему приходится соблюдать определенные запреты и ограничения, характерные для гражданской службы, нормы служебного поведения служащих.

Какие знания и навыки требуются секретарю суда?

Прежде всего юридические. Служебная должностная инструкция секретарю суда выдвигает требование знать множество законов, начиная от Конституции и Трудового кодекса до утвержденных в его субъекте РФ инструкций по делопроизводству.

Большинство из них относится к судебному производству и деятельности органов власти. Кроме них нужно знать основы взаимодействия со структурами управления и различными организациями, делопроизводство, грамматические нормы русского языка, тонкости делового стиля в письменной и устной речи, правила корректуры и редактирования.

Сюда же относится базовый уровень требований к квалификации в области информационных технологий, знание документооборота и вопросов информационной безопасности.

И многое-многое другое…

Секретарю необходимы навыки планирования рабочего дня, анализа поступающей информации и ее систематизации, подготовки аналитических материалов и ведения конструктивного диалога.

В своей деятельности ему требуется уметь работать с периферийными компьютерными устройствами и сетью Интернет, пользоваться электронной почтой, электронными таблицами и текстовыми редакторами, готовить презентации и т.д.

Как мы видим, должностная инструкция секретаря-машинистки за прошедшие десятилетия подверглась коренным изменениям и в наши дни включает в себя множество новых требований технического и информационного характера. Современный секретарь обязан быть не только внимательным и исполнительным сотрудником, но и идти в ногу с веком, используя новейшие разработки в своей профессиональной области.

Читайте также:  Стандарты лечения пневмонии у взрослых и детей

Должностная инструкция секретаря руководителя, секретаря-делопроизводителя, секретаря-машинистки

Что это за документ – должностная инструкция? Имеющийся в каждом без исключения учреждении, он определяет функции, права и меру ответственности работника, занимающего конкретную должность. Инструкция необходима для правильного распределения служебных обязанностей, своевременного выполнения трудовой задачи, определения рабочих контактов сотрудников и их взаимоотношений, организации равномерной загрузки.

Откуда берутся инструкции

При разработке данного документа опираются на существующую структуру организации, классификационный справочник, управленческие нормативы.

Рассмотрим на примере профессии офис-менеджера, как составляется должностная инструкция секретаря. Образец ее (как правило, типовой) имеет несколько разделов.

Первый – общие положения. В первом разделе приводится информация о лице, принимающемся на работу: кто именно может претендовать на эту должность, кому секретарь подчиняется и чем ему предстоит руководствоваться в работе, описываются его знания и умения, а также кто будет замещать его во время отсутствия. Второй раздел посвящен функциональным обязанностям. Что же предписывает должностная инструкция секретарю?

Он контролирует выполнение другими сотрудниками распоряжений и приказов руководителя, организует заседания и совещания, телефонные разговоры своего непосредственного босса, принимает посетителей, регистрирует корреспонденцию.

Это общие функции – их выполняет любой секретарь. Они могут расширяться в зависимости от специфики предприятия, о чем мы поговорим ниже.

Другие пункты и разделы

Раздел “Должностные обязанности” подробно расписывает все подробности деятельности. Его содержание вытекает из предыдущего.

В пункте “Права” должностная инструкция секретаря объясняет, на что тот может претендовать. Это: оптимизация трудового процесса, возможность использования необходимых документов или информации для работы, повышение профессионального уровня.

Последний пункт “Ответственность” расписывает, за что именно отвечает секретарь перед работодателем. Этот раздел, как и предыдущий, обычно стандартен для большинства подобных инструкций.

А подробнее?

Чем же конкретно занимается данный работник? Рассмотрим, какой функционал содержит типовая должностная инструкция секретаря руководителя.

Он организует и обеспечивает с технической точки зрения распорядительную деятельность руководителя. Принимает входящую корреспонденцию, передает конкретным сотрудникам или в структурные подразделения.

Осуществляет делопроизводство, выполняет на компьютере различные операции для сбора и обработки информации, нужной для принятия решений.

Должностная инструкция секретаря-референта предполагает множество разнообразных обязанностей. Он принимает заявления и готовит документы на подпись руководителю, подбирает требующиеся тому в работе материалы. Контролирует правильность оформления и производит редактирование проектов документов, организует телефонные переговоры начальника, фиксирует информацию в его отсутствие, передает и принимает ее по факсу, копирует документы на ксерокопировальном аппарате, получает и отправляет телефонограммы.

Должностная инструкция секретаря-референта подразумевает статус грамотного и компетентного помощника, который готовит запросы и письма по поручению руководителя, составляет ответы на них.

И это не все.

Секретарь также планирует и организует совещания и заседания, проводимые начальством, для чего собирает нужные материалы, оповещает участников о повестке мероприятия, его дате, а также оформляет протоколы.

Он контролирует выполнение работниками распоряжений и приказов точно и в срок, ведет регистрационную картотеку. Должностная инструкция секретаря, помимо прочего, вменяет ему в обязанность обеспечивать руководителя на рабочем месте оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.

Он печатает служебные материалы, ведет банк данных текущей информации. Руководит приемом посетителей, помогает в оперативном рассмотрении просьб и других вопросов. Оформляет дела, сдает в архив, контролирует их сохранность.

Режим работы его устанавливается согласно правилам трудового распорядка организации. Должностная инструкция секретаря руководителя вменяет ему в обязанность и служебные командировки в случае производственной необходимости.

Поговорим о правах и ответственности

Права секретаря в организации предполагают возможность требования от руководства нормальных условий работы, содействия в исполнении служебных обязанностей, информационной поддержки – он может запрашивать любые нужные ему в работе документы.

Он имеет право повышать собственную квалификацию, знать о готовящихся решениях руководства касательно его деятельности, выдвигать предложения и задавать вопросы.

Секретарю предоставляется право подписывать справочные и информационные документы в пределах своей компетентности.

Как и любой работник, он отвечает за собственное неисполнение трудовых обязанностей согласно ТК РФ, за совершенные в период деятельности правонарушения, за нанесение материального ущерба.

Если права и мера ответственности принятых на данную должность в разные учреждения довольно схожи, то функционал секретарей, как уже было сказано, может значительно отличаться. Рассмотрим эти различия на примере обязанностей других представителей данной должности.

Должностная инструкция секретаря учебной части

Данный специалист считается техническим исполнителем. Для назначения на должность ему требуется высшее профессиональное или среднее специальное образование. Что же именно должен делать секретарь учебной части?

Как и любой секретарь, он обязан грамотно вести делопроизводство, быть знакомым с руководством всех подразделений учреждения, уметь пользоваться диктофонами, приемно-переговорными устройствами, магнитофонами. Соблюдать стандарты системы деловой документации и правила трудового распорядка, а также охраны труда и ТБ.

Обязанности секретаря учебной части

Должностная инструкция секретаря в учебном заведении имеет свою специфику. Он ведет протоколы заседаний приемной комиссии, оформляет личные дела учащихся (студентов). Выдает и вписывает необходимые сведения в студенческие билеты и книжки успеваемости, заполняет книги учета выдачи дипломов и их дубликатов, удостоверений, реестры обучающихся по алфавиту.

Учитывает часы преподавательской работы и студенческой посещаемости, готовит учебные журналы, приказы по движению контингента. Получает по заявкам учетно-отчетную документацию, обрабатывает личные дела учащихся и сдает в архив.

Его деятельность происходит в тесном контакте с заведующими отделениями, преподавателями, бухгалтерией учреждения образования.

А что делает школьный секретарь?

Должностная инструкция секретаря школы гласит, что данный работник принимается и увольняется непосредственно директором, образование должен иметь среднее профессиональное или же общее со специальной подготовкой по требуемой программе.

В своей деятельности руководствуется нормативными документами по делопроизводству, трудовым законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, нормами охраны труда, уставом школы и собственной инструкцией.

Владеет грамотной письменной речью, умеет работать на оргтехнике.

Основные направления работы

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя школы перечисляет их достаточно подробно. Он обслуживает деятельность директора школы и заместителей, ведет делопроизводство, собирает сведения о работниках школы и учащихся. Организует для директора телефонные переговоры, прием и передачу факсов, телефонограмм, записывает сообщения в отсутствие директора.

Секрктарь организует заседания школьного совета, общие собрания сотрудников, попечительского и педагогического советов, проводимых директором совещаний. Для этого он собирает и готовит нужные материалы, оповещает приглашенных о мероприятии, регистрирует участников. Оформляет итоговые протоколы.

Дополнительные задачи

Как и любой секретарь, он обеспечивает директора канцпринадлежностями и средствами оргтехники, создает шефу условия для эффективной работы. Передает и принимает информацию, печатает документы и материалы.

Формирует дела согласно утвержденной номенклатуре, в положенный срок сдает в архив. Принимает корреспонденцию, систематизирует в порядке, принятом в школе, передает от директора назначенным исполнителям, следит за выполнением, отправляет корреспонденцию.

Принимает заявления и документы сотрудников, учащихся, родителей. Организует прием, оптимальную очередность просьб и предложений.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в школе, как правило, предполагает ненормированный рабочий режим, привязанный к учебному графику работы, но исходящий из продолжительности рабочей недели в 40 часов. В процессе работы он взаимодействует с администрацией, педагогическим и обслуживающим персоналом.

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

Тут также присутствуют свои специфические особенности. Секретарь суда в своей работе исходит из задачи обеспечить бесперебойное функционирование судебного аппарата. Ему приходится выполнять большое количество необходимой рутинной работы, связанной с приемом граждан, подготовкой писем, запросов, выписок и повесток, вызовом свидетелей и участников процесса.

Он составляет и размещает для ознакомления списки дел, которые будут рассмотрены на заседании, проверяет уведомления об извещении, вручает копии заключений, проверяет явку вызванных на заседание лиц, отмечает время их присутствия в суде в повестках.

Кроме того, секретарь оформляет документы вызванным потерпевшим и свидетелям на оплату проезда, по ходатайствам доводит до участников процесса содержание судебного протокола, оформляет дела по окончании рассмотрения (административные, уголовные и гражданские), ведет журнал учета.

Непростая профессия

Его обязанность также – готовить копии судебных документов, оформлять и передавать исполнительные листы, другие материалы в связи с исполнением приговора, а также в порядке отдельного судебного поручения.

Должностная инструкция секретаря суда предполагает достаточный уровень квалификации для выполнения обязанностей. Ему приходится соблюдать определенные запреты и ограничения, характерные для гражданской службы, нормы служебного поведения служащих.

Какие знания и навыки требуются секретарю суда?

Прежде всего юридические. Служебная должностная инструкция секретарю суда выдвигает требование знать множество законов, начиная от Конституции и Трудового кодекса до утвержденных в его субъекте РФ инструкций по делопроизводству.

Большинство из них относится к судебному производству и деятельности органов власти. Кроме них нужно знать основы взаимодействия со структурами управления и различными организациями, делопроизводство, грамматические нормы русского языка, тонкости делового стиля в письменной и устной речи, правила корректуры и редактирования.

Сюда же относится базовый уровень требований к квалификации в области информационных технологий, знание документооборота и вопросов информационной безопасности.

И многое-многое другое.

Секретарю необходимы навыки планирования рабочего дня, анализа поступающей информации и ее систематизации, подготовки аналитических материалов и ведения конструктивного диалога.

В своей деятельности ему требуется уметь работать с периферийными компьютерными устройствами и сетью Интернет, пользоваться электронной почтой, электронными таблицами и текстовыми редакторами, готовить презентации и т.д.

Как мы видим, должностная инструкция секретаря-машинистки за прошедшие десятилетия подверглась коренным изменениям и в наши дни включает в себя множество новых требований технического и информационного характера. Современный секретарь обязан быть не только внимательным и исполнительным сотрудником, но и идти в ногу с веком, используя новейшие разработки в своей профессиональной области.

Оцените статью
Добавить комментарий