Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы – примеры

Содержание

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы – примеры

Аудит бизнес процессов

    Станислав Милонин 2 113

Представьте, что в один, далеко не прекрасный, момент Вы понимаете, что с вашим здоровьем что-то не так, и идете к врачу.

Врач долго и упорно пытается вытянуть из вас необходимую информацию. Что болит? Как болит? А давно болит? А когда болит? А тут болит? И так далее.

Потом он вас осматривает, назначает необходимые анализы, обдумав все это, ставит диагноз и приступает к лечению.

Когда речь идет о здоровье предприятия мы называем все предшествующие лечению процедуры — аудит. А первую, чисто разговорную часть — базовый аудит.

В роли врача здесь выступает бизнес-консультант.

Слово «аудит» по непроверенным данным происходит от древнего аудио, что значило «слушаю». Это не случайно. Во время базового аудита бизнес-консультант больше слушает, чем говорит.

Обычно мы начинаем аудит предприятия с системы продаж. Продажи — это то с чего начинается любой бизнес. Нет продаж — нет бизнеса. Кроме того, это самый прямой путь к пополнению бюджета для лечения прочих «болячек». Даже тогда, когда предприятие состоит из одного человека.

Но иногда требуется экстренная помощь в других вопросах. Например, по работе с кадрами. Тогда аудит начинается с обсуждения этой проблемы.

Как проводится базовый аудит системы продаж?

Это обычная беседа, направленная на выявление проблемных мест в бизнесе. Хорошо, когда она проходит на «нейтральной полосе» и отвлекающие факторы минимальны.

Алгоритм проведения базового аудита разработан так, чтобы картина предприятия стала максимально объемной, и собственник или руководитель бизнеса сам смог увидеть свои проблемы и решить справится он с ними сам или ему нужен бизнес-консультант.

В любом случае, итогом базового аудита будут рекомендации по первым шагам в решении проблем.

Сколько стоит базовый аудит?

Это очень сильно зависит и от размера предприятия, и от уровня бизнес-консультанта. Цена может колебаться от 3-5 до 100 и более тысяч рублей.

Но иногда, например, во время промо акций, можно получить аудит своего предприятия и бесплатно.

Как часто нужно проходить базовый аудит?

А как часто вы ходите к врачу? А ваш сосед? А бизнес зависит от множества факторов:

  • у вас появился новый сильный конкурент;
  • ваш партнер пропил свою долю бизнеса;
  • налоги (аренду ) подняли в 7 раз;
  • да мало ли бед у бизнесмена…

Можно пойти к гадалке или психоаналитику. Можно сделать базовый аудит, разобраться с проблемой и лечить, лечить, лечить.

Какие бы идеальные бизнес-процессы не создали, опыт показывает, что без системы контроля процессное управление плохо справляется со своими обязанностями.

Возьмите любую теорию или систему управления, от цикла Деминга до бережливого производства, и вы обязательно столкнетесь с требованием о контролировании всех процессов.

Так уж мы устроены. Что не контролируется – то не работает.

Эта статья посвящена вопросу выстраивания системы внутреннего контроля бизнес-процессов. Мы поговорим о планировании аудитов, компетенциях и обязанностях внутренних аудиторов, документации, порядке и правилах проведения проверок.

Содержание:

Этап 1. Подготовка и планирование внутренних аудитов.

Каждый конкретный аудит проводится по специальному плану. Это облегчает работу аудиторов и позволяет подготовиться структурным подразделениям.

Шаг 1. Определение частоты проверок.

Обязательные требования систем менеджмента и стандартов серии ISO, устанавливают правило проведения внутреннего аудита не реже одного раза в год.

Но достаточно ли этого в действительности?

Каждая компания, которая внедряет процессное управление, в первый и второй год работы по новым правилам естественно допускает множество ошибок. Персонал всегда с трудом идет на новшества. Изменение системы управления похоже на старое ржавое водяное колесо. Которое сначала очень трудно сдвинуть с места, но которое затем будет крутиться с нужной скоростью самостоятельно.

Чтобы колесо сдвинулось с мертвой точки – тоже нужны внутренние аудиты. Считайте это дополнительным толчком. Теперь вопрос – если колесо толкать один раз в год, когда оно закрутится? Правильный ответ – никогда!

Значит ли это, что внутренние аудиты нужно проводить как можно чаще?

Тоже нет. Ведь аудит требует выделения ресурсов, и не только временных. Аудиты не должны стать тяжким финансовым бременем для компании. Плюс второй фактор. Если постоянно дергать людей проверками, то внутрикорпоративные конфликты и напряженную ситуацию в коллективе не избежать. В общем – без фанатизма!

Предлагаем проводить внутренний аудит бизнес-процессов не реже одного раза в квартал.

Данная система позволяет за пару лет выявить и устранить несоответствия, подправить документы и приучить персонал работать по регламентам.

Шаг 2. Выбор внутренних аудиторов.

Основной вопрос, с которым сталкиваются организации – кто будет внутренним аудитором?

Аудитором может стать сотрудник компании, соответствующий нескольким обязательным и дополнительным требованиям.

Обязательные требования для внутреннего аудитора:

  1. Опыт работы в организации. Аудитор должен проработать в организации не менее одного года. А желательно больше.
  2. Опыт работы по направлению. Сотрудник должен иметь реальный опыт работы в тех направлениях, которые он будет проверять. Желательно не менее 3-х лет.
  3. Аудитор должен быть обученметодам проведения внутренних аудитов. Это как минимум специальный тренинг по подготовке внутренних аудиторов.
  4. Аудитора уважаютвнутри коллектива. Иначе проверки приведут к внутрикорпоративным конфликтам.
  5. Аудитор должен иметь характер. Ему придется выявлять нарушения, а это мало кому нравится, поэтому аудитор не должен поддаваться ничьим «уговорам», угрозам и т.п.

Требования к внутреннему аудитору

Некоторые дополнительные требования к аудиторам:

  1. Уровень образования. Рекомендуется выбирать людей с высшим профильным образованием.
  2. Руководящая должность. Лучше если аудиторы занимают хоть какую-то руководящую должность.

В остальном, каждая организация вольна дополнять данный список так, как сочтет нужным. Но не рекомендуем назначать аудиторами тех, кто не соответствуют пяти обязательным требованиям.

Шаг 3. Годовое планирование.

Если проводите один аудит в год, то необходимости заниматься годовым планированием нет. Просто определите месяц проверки и все. При ежеквартальной системе проверок, необходимо заранее определиться с временем проведения аудитов. Для этого утверждается годовая программа проведения аудитов.

Годовая программа – это стандартная календарная форма, которая разрабатывается и утверждается в ноябре или декабре каждого года.

Читайте также:  Куда вложить деньги: самые выгодные инвестиции

Пример годовой программы аудитов

При планировании внутренних аудитов рекомендуется исключать декабрь и январь месяцы, а также те месяцы, в которые происходит наибольшая загрузка организации. Лучшее время для проведения проверок – это те периоды, когда персонал работает в нормальном, стандартном режиме.

Необходимо учитывать такие факторы, как сезонность и загруженность каждого участка, размер подразделения и количество работающих в нем сотрудников.

Шаг 4. Планирование конкретного аудита.

В начале каждого месяца, в котором запланирован внутренний аудит, начинается процесс подробного планирования.

Что необходимо сделать на данном шаге?

  1. Запланировать дату, которую лучше согласовать с руководителем подразделения и владельцами проверяемых процессов.

Дата должна быть утверждена не позднее чем за 10 дней до планируемой даты проведения аудита.

Аудит проводите тогда, когда это удобно подразделению, а не аудитору..

  1. Разработать план аудита. Одна из типовых форм плана аудита приведена на рисунке ниже.

Пример плана внутреннего аудита бизнес-процессов

План аудита подразумевает решение следующих вопросов:

  1. Утверждение аудиторов, которые будут проводить аудит.
  2. Распределение времени аудита, или так называемый почасовик.
  3. Планирование ресурсов. В качестве ресурсов выступают помещения для аудиторов, транспорт для перемещения (при нахождении подразделений отдаленно друг от друга), выделение каких-то специальных инструментов (фото или видеокамера и т.п.) и т.п.

План аудита утверждается у высшего руководителя организации и в обязательном порядке рассылается руководителям подразделений, в которых будет проходить аудит, владельцам проверяемых бизнес-процессов, всем аудиторам и другим заинтересованным лицам.

Желательно закончить процесс ознакомления не позднее чем за пять дней до планируемой даты проведения аудита.

Этап 2. Процесс подготовки аудиторов.

Разберем пошаговый алгоритм подготовки к аудиту.

Шаг 1. Изучение бизнес-процесса.

В самом начале нужно разобраться в том, что именно предстоит проверить.

На этом шаге аудитор знакомится со следующими элементами будущей проверки:

  1. Участок или подразделение, которые подлежат аудиту.
  2. Чем именно занимается участок.
  3. С чего начинается бизнес-процесс.
  4. Последовательность действий внутри бизнес-процесса.
  5. Входы и выходы.
  6. Чем заканчивается процесс и какие результаты получаются в итоге.
  7. Матрица ответственности бизнес-процесса и определение кто за что отвечает.

Шаг 2. Изучение документов.

Теперь необходимо изучить все документы, которые описывают проверяемый бизнес-процесс. Обычно к этим документам относят:

  1. Регламент бизнес-процесса.
  2. Инструкции: технологические, рабочие и т.п..
  3. Положение об отделе.
  4. Должностные инструкции участников процесса.
  5. Маршрутные и Технические карты.

Это лишь краткий список, необходимо собрать и изучать весь пакет документации, относящийся к проверяемым бизнес-процессам.

Необходимо внимательно ознакомиться с каждым документом, чтобы иметь общее представление обо всех требованиях, предъявляемых к бизнес-процессу или участку.

Шаг 3. Выборка проверяемых объектов.

Если проверяемый бизнес-процесс содержит большое количество операций, или эти операции выполняются в разное время, необходимо заранее выбрать конкретные операции, которые будут проверяться.

Рекомендуем придерживаться следующих правил:

  1. Участники бизнес-процесса — не менее 50% всех участников опрашиваются во время аудита.
  2. Операции – не менее 30% всех операций проверяются за время наблюдения за бизнес-процессом.
  3. Записи – не менее 80% всех журналов, реестров и других форм записей должны быть проверены во время аудита.

Правила выборки

Шаг 4. Подготовка контрольного вопросника.

Контрольный вопросник – это просто лист бумаги, поделенный на две части. Слева записываются вопросы, которые нужно задавать при аудите. Справа в дальнейшем будут записаны ответы и наблюдения.

Пример контрольного вопросника

Таким образом, аудитор заранее планирует ход своей проверки, свои разговоры с проверяемыми, отмечает элементы, которые необходимо проверить и т.п.

Лучше всего записать не менее 15 вопросов, следующей тематики:

  1. Знание сотрудниками своих операций в бизнес-процессе и основных положений всего процесса.
  2. Уточнение ключевых моментов при реализации бизнес-процесса.
  3. Описание порядка действии или совершения конкретных операций.
  4. Выяснение последовательности действий в процессе.

На каждого сотрудника, который включен в выбору, готовится отдельный контрольный опросник.

Шаг 4. Личная схема проведения аудита.

На последнем шаге подготовки, аудитор готовит личную схему проведения аудита. То есть последовательный перечень своих собственных действий.

Рекомендуется предусмотреть следующие элементы:

  1. Этапы проведения проверки.
  2. Последовательность наблюдения за операциями бизнес-процессов.
  3. Очередность проведения опросов участников процессов.
  4. Очередность проверки записей.

Этап 3. Проведение внутреннего аудита.

Очень часто его еще называют – аудит на месте.

Есть несколько форматов проведения внутренних аудитов. Один из самых сложных – это формат, взятый из практики внедрения систем менеджмента качества. Если не планируется сертификация стандартов ISO, то предлагаем ограничиться более простой версией, которую мы опишем ниже.

Шаг 1. Вводное собрание.

Утром, в день проведения аудита, собираются все аудиторы, руководители подразделений и владельцы проверяемых бизнес-процессов.

На вводном собрании еще раз разъясняются краткие правила проведения аудита и обсуждается регламент: время проведения проверок, время обеда и другие необходимые организационные вопросы.

После проведения собрания, аудиторы отправляются на рабочие места для проверки.

Шаг 2. Аудит на месте.

Аудитор действует в рамках своей личной схемы и подготовленных контрольных вопросников. Действовать следует по обстоятельствам, но рекомендуем придерживаться следующей типовой последовательности:

  1. Наблюдение за операциями процесса.
  2. Проверка поточности.
  3. Проверка записей.
  4. Опрос участников.
  5. Опрос владельца бизнес-процесса.

Все результаты, варианты полученных ответов, выявленные несоответствия должны фиксироваться в контрольных вопросниках.

Если выявленное несоответствие можно исправить сразу или в течение рабочего дня, аудитор договаривается об этом с владельцем бизнес-процесса.

Шаг 3. Заключительное совещание.

В конце аудита, вновь собираются аудиторы с руководителями подразделений и владельцами бизнес-процессов.

На совещании аудиторы презентуют краткие выводы по итогам проверки и объявляют о выявленных несоответствиях.

Руководители высказывают свое мнение и отвечают на дополнительные вопросы аудиторов. Если были договоренности об исправлении несоответствий в течение аудита, то владельцы бизнес-процессов предоставляют соответствующие доказательства устранения.

На этом аудит считается завершенным.

Этап 4. Подведение итогов и отчетность по результатам аудита.

Завершающим этапом является документирование результатов аудита и их доведение до всех заинтересованных лиц.

В течение одного-двух последующих дней, аудитор заполняет типовую форму отчета по результатам аудита, который содержит сведения обо всех выявленных несоответствиях и основные выводы по итогам наблюдений аудитора за процессом.

Отчет отправляется руководителю организации и после подписи, подтверждающую факт ознакомления с ним, отчет рассылается всем заинтересованным лицам.

Далее владельцы бизнес-процессов в оперативном порядке устраняют все выявленные несоответствия и предоставляют аудиторам соответствующие доказательства.

Аудитор контролирует устранение несоответствий. И только аудитор подтверждает, что несоответствие было исключено.

Проведение аудита бизнес-процессов на предприятии

Любое проектирование бизнес-процессов – сложная и ответственная деятельность. Проведение внутреннего аудита бизнес-процессов является основой эффективной работы организации: чем лучше отлажены процессы, тем успешнее будет развиваться предприятие и тем меньше проблем будет возникать. Любой бизнес будет эффективным лишь в случае оптимальной работы. Проведение аудита можно сравнить с настройкой музыкального инструмента: если все правильно отлажено, в результате получается идеальное звучание.

Аудит эффективности бизнес-процессов – понятие, которое по-своему понимают в различных развитых странах.

Как понять, что требуется внутренний аудит бизнес-процессов?

Увидеть, что на предприятии необходим аудит бизнес-процессов, вы сможете по следующим признакам:

  • необоснованное увеличение штата, рост затрат на персонал;
  • появление невостребованных и убыточных позиций после расширения номенклатуры;
  • замораживание денежных средств;
  • уход перспективных, доходных клиентов;
  • увеличение затрат усилий на клиентов, которые приносят мало дохода;
  • рост задолженностей и прочие проблемы, связанные со снижением эффективности работы организации.

Отличие аудита бизнес- процессов от других видов аудита

Сравнительная таблица видов аудита

Читайте также:  Система автономного отопления в многоквартирном доме

Проведение аудита бизнес-процессов на предприятии

Проверка внутренних бизнес-процессов фирмы представляет собой ревизию всех деловых процессов организации для выявления и последующего исправления упущений или пробелов. Внутренний аудит бизнес-процессов на предприятии или компании позволяет проверить, насколько объективные и оптимальные механизмы работы заложены в повседневную деятельность компании. Во время проверки аудиторы оценивают работу организации с тем, как она должна работать, выявляют системные разрывы.

Результаты проведения аудита бизнес-процессов

После проведения аудита и исправления выявленных недочетов будут заметны следующие положительные изменения:

  • снижение издержек, ускорение выполнения процессов;
  • повышение качества результатов;
  • скоординированные действия разных подразделений;
  • разграничение ответственности и усиление контроля.

Аудит производственных процессов

Объект проверкиИсточник информацииПроцедура
Сметы, проекты, планыЖурналы работ на объектах, сметыПересчет, документальное подтверждение
Заказы на поставку сырьяДокументы, подтверждающие заказ продукцииАналитика
Выполнение договоров поставкиДоговоры, данные по расчетам с заказчикамиПроверка документов
Списание в производство сырья и материаловДокументы внутреннего перемещения сырьяИнспектирование, проверка
Расчет и отражение себестоимости продукции в учетеКарточки расчета себестоимости и регистры бухучетаПересчет, проверка
Счета-фактурыСчета-фактурыПрослеживание, подтверждение
Начисление амортизацииИнвентарные карточкиПроверка, пересчет
Движение материальных ценностейКарточки складского учета, отчеты по приходу-отпуску МПЗПересчет, проверка инспектирование
Отражение хозяйственных операций на счетах бухучетаРегистры бухучетаПересчет, проверка инспектирование
Расчеты с покупателями и поставщикамиВыписки с банковского счета, акты сверки, приходные/расходные кассовые документыПрослеживание, подтверждение, проверка

Стандарт описания регламентации и аудита бизнес-процесса

Любое проведение аудита бизнес-процессов состоит из нескольких этапов, каждый из которых подтверждается документально:

Распоряжение о проведении. Документ должен быть утвержден высшим руководством и содержать такие основные данные, как причины аудита, цели, объекты, члены комиссии. Назначается руководитель для управления процессом, уточняются сроки утверждения программы.

Сбор информации. В рабочие аудиторские документы входят заполненные анкеты сотрудников и результаты опросов, сделанные аудиторами записи, бланки интервью и тестов. Специалисты, выполняющие аудит, должны предоставить нормативные документы со следующей информацией: дата, место проведения анализа работы предприятия, ФИО проверяющего, источники получения информации, способы сбора данных, описание проверяемых бизнес-процессов, итоги выполненных ранее аудитор. Рабочие документы могут заполняться в произвольной форме или заранее установленной – в виде текста, графиков, диаграмм и т.д.

План аудита. В него включены основные разделы: сбор данных и обобщение информации, глубокий анализ бизнес-процессов предприятия, выводу, разработка рекомендаций, составление предложений по улучшению деятельности, составление отчета, презентация полученных результатов. В отчете обязательно указывается цель проверки, описание выбранных для исследования процессов, а также основные мероприятия и этапы аудита. Для каждого этапа отдельно определяются ресурсы, ключевые задачи, сроки выполнения, методы анализа и сбора информации, а также назначаются ответственные за результат.

Формирование отчета. Внутренний аудит бизнес-процессов завершается итогами проделанной работы. В документе подытоживаются сильные, слабые стороны компании, приводятся общие выводы и подробная информация, какие ресурсы были затрачены и каких результатов удалось достичь.

Аудиторское заключение. В нем отображаются важные выводы аудита, а также приводятся результаты по оптимизации.

Особенности проведения аудита бизнес процесса

В любом производстве, на любом предприятии вся деятельность может быть описана в виде бизнес-процессов. Бизнес-процесс – цепь логически связанных действий, в результате выполнения которых используются определенные ресурсы, направленных на получение измеримого результата. Качество планирования процесса производства и его правильного функционирование зависит эффективность работы организации. Поэтому, с определенной периодичностью, каждой организации рекомендуется проводить аудит бизнес-процессов.

Прежде всего дадим определению простому аудиту. Аудит – предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей. Следовательно, аудит – это проверка, а аудит бизнес-процессов – это проверка эффективности работы бизнес-процессов.

Итак, аудит бизнес-процессов (направлений учёта) – комплекс мероприятий, направленных на изучение и выявление возможностей для улучшения бизнес-процессов. Ограничения и несоответствия одного процесса могут быть вызваны проблемами в соседних. Благодаря ему можно сформировать понимание текущей работы подразделений, регламентов получения и обработки информации и методов формирования и проведения управленческих решений. Аудит бизнес-процессов проводится с использованием специализированных методик и инструментальных средств, а его качество во многом зависит от опыта и квалификации аналитиков.

Объект аудита бизнес-процессов – бизнес-процесс организации, которую подвергают аудиту.

Цели аудита бизнес-процессов:

Установление соответствия бизнес-процессов установленным в компании нормам и правилам

Выявление проблемных зон в бизнес-процессах компании

Определение степени соответствия видов работ, процессов, продукции требованиям и методикам системы управления

Оценка возможностей системы менеджмента обеспечивать соответствия правовым и контрактным требованиям, а также другим требованиям, которые организация обязуется соблюдать

Оценка результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей

Определение сфер потенциального улучшения систем управления Задачи аудита бизнес-процессов:

Выявить/уточнить состав бизнес-процессов и правил их выполнения Провести обследование и проверку промежуточные и конечные результаты бизнес-процессов

Проанализировать бизнес-процессы на предмет наличия проблемных зон и выявить причины их возникновения

Дать рекомендации на основе проведенного анализа Для проведения аудита бизнес-процессов необходим ряд условий. Так, аудит может проводится в следующих случаях:

Аудит после разработки и внедрения регламентирующей бизнес- процессы документации (выполняется с целью проверки соответствия состояния бизнес-процессов требованиям международных стандартов ISO); Плановый аудит (проводится не реже 1 раза в год);

Внеплановый аудит (проводится по требованию Владельца бизнес- процессов либо вышестоящего руководителя. Для подготовки внепланового аудита отводится 3 календарных недели).

Требованием к проведению аудита бизнес-процессов является необходимость в получении информации о бизнес-процессах, прошедшем процедуры описания и регламентации в соответствии с требованиями. Данная информация позволяет оценить бизнес-процессы по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, выходам и степени удовлетворенности потребителя (клиента). Аудит бизнес-процессов основывается на 3 ступенях:

Аудит бизнес-процессов представляет собой ряд последовательных мероприятий, проводимых уполномоченным компетентным служащим. Как правило, он затрагивает текущую повседневную деятельность различных работников организации, может занимать продолжительное время и вовлечь большое количество персонала, даёт оценку корректности выполнения бизнес-процессов и ведения прикладного учёта.

В зависимости от принципов выделения границ бизнес-процессов на предприятии выделяют и определяют границы проведения аудита этих процессов.

Для контроля производственной деятельности внутренними аудиторами должны быть разработаны процедуры, способствующие более эффективной проверке. Для разработки таких процедур внутренние аудиторы должны быть высококвалифицированными специалистами, досконально знающими бизнес-процессы предприятия, обладающими аналитическим складом ума, способными предусмотреть возможные нестандартные ситуации и найти способы их оптимального решения.

Сегодня в России постепенно входит в обиход компаний проведение аудита бизнес-процессов. Тем не менее, качество аудита в РФ оставляет желать лучшего. Нами были рассмотрены три компании, проводившие у себя аудит. Интересной закономерностью было то, что чаще всего аудит проводился в области финансов организаций. И данный факт весьма распространен: российские компании в большинстве своем проводят аудит только финансовых бизнес-процессов, упуская из виду другие процессные составляющие бизнеса. Так же, в рассмотренных нами компаниях, «Лукойл», «Вертолеты России» и «Росатом», аудит проводится по итогу года, после чего можно сделать вывод, что проводится он ежегодно. Это уже является положительной тенденцией ввиду того, что рекомендуется проводить его раз в год. Рекомендуем нашим организациям наладить систему аудита бизнес-процессов в своих организациях, основывая собственные отделы по внутреннему аудиту (пример, АО «Вертолеты России»), а образовательным учреждениям улучшить систему подготовки специалистов в данной области менеджмента, так как недостаточный уровень образования является самой главной преградой в наши дни для развития исследования бизнес-процессов.

Читайте также:  Как поступить в аспирантуру: особенности, правила поступления и рекомендации

В заключении хотелось бы сказать, что аудит бизнес-процессов является важным звеном и помогает проверить знания и соблюдения персоналом требований к выполнению бизнес-процессов, выявить и на ранней стадии устранить недостатки в процессах и системе управления компанией, произвести сбор информации для идентификации и снижения рисков компании, отслеживать эффективность использования ресурсов компании и определить возможности для улучшения процессов компании. Все это является одними из ключевых особенностей аудита бизнес-процессов и дает нам представление о всей важности данной операции на предприятии для определения эффективности его работы.

Как провести аудит бизнес-процесса правильно

Чтобы определить степень управляемости бизнеса-процесса, найти ошибки и возможности для его улучшения, проводится аудит. Как это делается, рассказывает бизнес-тренер Александр Сагалович.

Фото с сайта shanss.by

– Аудит – комплекс мероприятий, направленных на изучение и выявление возможностей для улучшения как конкретного бизнес-процесса, так и, возможно, некоторых других. Ограничения и несоответствия одного процесса могут быть вызваны проблемами в соседних.

Основная цель аудита – поиск путей повышения эффектности бизнес-процесса. Кроме того, возможны и дополнительные цели:

  • выявление кандидатов на повышение в должности (и при необходимости – на понижение);
  • поощрение инициаторов улучшений;
  • управление отношениями в коллективе.

Аудит не проводится для выявления незначительных отклонений от регламентов или плановых показателей. Все это должно выявляться на уровне оперативного управления процессами. Аудит же определяет, как именно осуществлялось оперативное управление процессами.

Когда проводить аудит

1. Аудит после разработки и внедрения документации, регламентирующей бизнес-процесс. В этом случае он проводится для выявления ее соответствия реальности. Выясняется, есть ли возможность без негативных последствий выполнять действия по процессу. Проверяется соответствие бизнес-процесса требованиям документов.

Проводить аудит лучше не сразу после разработки регламентов, а через некоторое время, необходимое для тестирования и «обкатки» процесса.

Аудит следует провести в полном объеме, если регламент изменялся в связи с коренными преобразованиями (например, после установки нового программного обеспечения). А вот если в документацию внесли незначительные изменения, можно ограничиться и частичным аудитом. Все зависит от сложности и важности процесса для компании.

2. Плановый аудит. Проводится согласно графику проведения аудитов, не реже одного раза в год.

3. Внеплановый аудит бизнес-процесса. Проводится по требованию владельца бизнес-процесса либо его вышестоящего руководителя в случаях:

  • крупного сбоя процесса;
  • поступления периодических жалоб и нареканий со стороны клиентов процесса (как внутренних, так и внешних);
  • при появлении предложений по улучшению процесса и т.д.

Как проводить аудит

Необходимо собрать как можно больше информации, при этом желательно релевантной и достоверной. Для чего необходимо провести следующие мероприятия:

  • анализ документов, регламентирующих бизнес-процесс;
  • сбор данных о значениях и показателях процесса (не только непосредственно количественные данные, но и информация, как осуществляется планирование целевых значений, как происходит реагирование на отклонения и т.д.);
  • интервьюирование сотрудников, выполняющих бизнес-процесс;
  • интервьюирование поставщиков и клиентов процесса;
  • непосредственный мониторинг за ходом выполнения процесса.

В ходе этих мероприятий необходимо собрать следующую информацию:

1. Соблюдается ли порядок выполнения бизнес-процесса?

2. Проведено ли ознакомление и обучение участников бизнес-процесса?

3. Соблюдаются ли сроки, указанные в описании бизнес-процесса?

4. Подается ли отчетность вышестоящему руководителю?

5. Есть ли плановые значения показателей бизнес-процесса?

6. По каким методикам измеряются показатели? Обоснованы ли плановые значений показателей бизнес-процесса, какова их связь со стратегическими целями компании?

7. Какова степень удовлетворенности клиентов бизнес-процесса?

8. Есть ли утвержденные должностные инструкции, Положения о подразделении, знают ли владелец и участники процесса содержание этих документов?

9. Есть ли у владельца бизнес-процесса доступ ко всем нормативным документам, необходимым для выполнения процесса?

10. Все ли формы рабочих документов, задействованных в процессе, имеют описание?

11. Ведутся ли записи по процессу, если таковые предусмотрены?

12. Фиксируются ли предложения по изменению и улучшению бизнес-процесса?

Вся полученная информация должна документироваться. При необходимости можно вести аудио и видео запись. Черновые записи также желательно сохранять до окончания аудита, то есть до принятия решения по результатам аудита. Если в ходе аудита выявляются какие-то отклонения и несоответствия, постарайтесь на месте уточнить:

  • каковы причины отклонений по мнению участников процесса;
  • знали ли участники процесса об этих отклонений;
  • случались ли такие несоответствия ранее;
  • принимались ли какие-то меры;
  • были ли какие-то предложения по этому поводу, какая и от кого была реакция на эти предложения.

Крайне важно, с точки зрения целей аудита, найти причину отклонений. Она может быть внутренняя или внешняя, объективная или субъективная. Даже если работник просто не выполнил какую-то часть процедуры, у этого есть причина: низкая мотивация, невозможность выполнить процесс в соответствии с регламентом, несовместимость «интерфейса» со стороны клиента, низкий уровень управления и т.д.

Важно найти причину и использовать для улучшений. При этом в ходе поиска важно сохранять объективность (насколько это возможно) и рассматривать любую проблемную ситуацию с различных точек зрения.

Что делать после сбора информации

Завершающий и, наверное, самый важный этап. Необходимо упорядочить всю собранную информацию. Для этого удобно использовать контрольные листы аудита бизнес-процесса: специальную форма, содержащая поля для записи ответов на вопросы и дополнительной информации (ссылок на регламентирующие или распорядительные документы, мнение работников и клиентов и т.д.).

Контрольный лист (или другой документ, содержащий упорядоченную информацию об аудите) необходимо отправить основным заинтересованным лицам для получения от них обратной связи. С чем-то они согласятся, с чем-то нет. Что-то попросят дополнить, а что-то потребует дополнительной проверки. Процесс получения обратной связи и сбора дополнительной информации тоже должен быть упорядоченным по срокам и каналу передачи информации.

Итак, мы собрали информацию о процессе, выявили отклонения, определили их возможные причины, собрали предложения по улучшению, а также мнения заинтересованных лиц о данной информации. Дело остается за малым: для каждого несоответствия необходимо найти вариант его устранения – то есть, разработать предложение, которое повышает эффектность процесса.

Необходимо также оценить целесообразность, выявленных в ходе аудита предложений по улучшению. Делать это лучше всего не тайным закрытым «малым советом», а через совещание, с привлечением профильных специалистов, владельцев и участника процесса, специалистов по процессному управлению, возможно, поставщиков и клиентов процесса (внутренних и внешних).

Результатом такой работы должен стать план повышения эффектности процесса, который может включать:

1. Предложения по изменению хода процесса.

2. Меры по дополнительному обучению персонала.

3. Меры по доработке программного обеспечения.

4. Список дополнительного оборудования/ПО для закупки.

5. Административные распоряжения.

6. Предложения по поощрению персонала.

7. Предложения по кадровым изменениям.

Если в ходе обсуждения того или иного улучшения среди участников совещания не будет согласия, не стоит превращать его в политические и психологические поединки.

Во-первых, определите перечень лиц, имеющих право окончательного решения/право вето.

Во-вторых, мы имеем дело с процессным управлением. А это значит, что если показатели не продемонстрируют положительную динамику в течение установленного срока, изменение можно отменить.

Пробовать, изменять, проверять успешность, снова пробовать – это всегда лучше, чем ничего не делать.

Опыт работы на различных позициях в производственных, логистических и торговых компаниях.

С 2003 года занимается преподавательской и тренерской деятельностью. С 2008 года занимается консалтинговой деятельностью в области управления бизнес-процессами.

Специализация: системы управления бизнес-процессами, складская логистика, автоматизация бизнес-процессов, управление персоналом.

Оцените статью
Добавить комментарий