Инвойс – что это? Правила заполнения, примеры

Содержание

Инвойс – что это? Правила заполнения, примеры

Что такое инвойс и для чего он нужен

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

  • реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
  • те же данные об организации – получателе,
  • список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

  • Один из них кладется внутрь посылки,
  • второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
  • третий остается у отправителя,
  • четвертый пересылается получателю,
  • пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса

  1. Вначале документа пишется дата отправки груза, а также номер документа (эта строка заполняется по необходимости).
  2. Далее вносятся сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество конкретного человека), а также реквизиты компании, которую он представляет (ее наименование, почтовый адрес, номер телефона для связи.)

Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).

  • Далее указываются данные о получателе: тут все данные вносятся строго на языке того государства, в котором находится получатель.
  • Следующие три строки содержат информацию о странах отправки, происхождения и получения груза – в русском экземпляре названия стран нужно вносить на русском языке, в иностранных копиях – на соответствующих стране получения языках.
  • Далее в бланк сносится номер авианакладной и валюта страны, в которую отправляется груз.

    Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.

  • Сначала здесь вписывается порядковый номер, затем тип упаковки (коробки, банки, паллеты, контейнеры, бочки и т.п.).
  • Далее идет полное описание каждого из товаров. Сюда нужно вносить максимально подробную информацию, в частности следует указывать:
    • область использования (если это применимо к описанию товара),
    • материал, из которого он изготовлен,
    • количество,
    • единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.п.),
    • вес,
    • стоимость в рублях за единицу и общую стоимость.

    Последний показатель указывается в той валюте, которая прописана в контракте между сторонами.

  • После этого в инвойс вписывается количество мест (оно соответствует количеству упаковок), а также цель отправки.
  • Затем указывается вес груза и его общая стоимость (в рублях).
  • В завершение документ необходимо подписать и поставить дату его заполнения.
  • Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?

    Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.

    Что такое инвойс?

    Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).

    Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:

    • оформляется продавцом и передается покупателю;
    • указываются подробные характеристики качества товара, происхождения, его количество и другие особенности, условия поставки;
    • обязательно вносится полная стоимость партии товара и реквизиты его владельца.

    Виды инвойсов

    Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.

    • Коммерческий инвойс (инвойс-фактура) – вид товаросопроводительного документа, по которому фактически происходит оплата товара. Является обязательным для заполнения экспортной декларации и таможенной очистки товара, переправляемого через границу.
    • Инвойс-проформа – предварительный счет на оплату, выписываемый поставщиком. После утверждения суммы оформляется окончательный счет – коммерческий инвойс.

    Что такое проформа-инвойс?

    Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса. Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.

    Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.

    После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.

    Какая информация заполняется в инвойсе?

    Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:

    • дату составления и номер инвойса;
    • реквизиты (наименование, адрес) отправителя (продавца);
    • реквизиты получателя (покупателя);
    • сведения о контракте (номер и дата заключения);
    • название продукции, описание каждого вида (модель, артикул);
    • количество единиц/веса товара;
    • цену за единицу груза;
    • общую стоимость товара;
    • код ТН ВЭД груза;
    • общую стоимость всей партии отправляемого товара – сумму инвойса;
    • данные о стране-производителе, стране-экспортере (если она не является производителем);
    • страну-получателя;
    • цель экспорта товара;
    • НДС (может не упоминаться, если налог нулевой);
    • условия поставки соответственно Инкотермс.
    Читайте также:  Бизнес-идея: добыча песка

    Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.


    Образцы инвойсов на русском и английском

    Чтобы получить оплату по инвойсу, важно правильно заполнить товаросопроводительный документ. Образцы заполнения инвойсов в различных вариантах вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.

    Как правильно заполнять инвойс

    За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.

    1. Коммерческий инвойс оформляется на стандартном листе А 4, но предпочтительнее – на специальном фирменном бланке поставщика: это удобнее, так как лист уже содержит все необходимые реквизиты продавца.
    2. Документ может заполняться как от руки, так и в печатном варианте.
    3. Заверяется инвойс только личной подписью лица, ответственного за отправление товара.
    4. Несмотря на пометку о необходимости печати, она не обязательна: юридические лица освобождены от необходимости использовать в своей деятельности печати или штампы с 2016 года.
    5. Сумма инвойса обычно выражается в валюте, указанной в контракте. Иначе обязательно указывается, по какому курсу (указать дату перевода) будет проведена конвертация.
    6. Документ заполняется на языке, понятном для обеих сторон сделки, чаще всего – на английском. Таможня РФ принимает документы, оформленные на русском языке, поэтому потребуется его перевод. Сейчас успешно используется практика двуязычного заполнения документа – на языках поставщика и получателя, разделенного на две колонки.
    7. Если товар отправляется не с коммерческой целью, обязательно указывается причина его перемещения. Например «Товар не для коммерции. Оплаты не требуется» или «Замена брака. Стоимость указана только для таможенного оформления» и др.
    8. Если страховка и транспортировка оплачивается отправителем, их стоимость указывается в инвойсе отдельной строкой.
    9. Инвойс заполняется в 6 экземплярах: 1 оригинал и 5 копий, которые хранятся в кармане для авиатранспортных отправлений вместе с накладной AWB. Одна из копий кладется в отправленный груз.

    Правила описания товаров

    Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:

    • наименование продукции;
    • сферу применения товара;
    • серийные номера, тарифный номер (при их наличии);
    • материал изготовления;
    • количество единиц продукции;
    • тип упаковки товара;
    • вес;
    • объем, площадь, количество мест, занимаемые грузом;
    • единицы измерения (кг, л, шт. и др.);
    • цена единицы товара;
    • общая стоимость груза.

    Особые требования к некоторым товарам

    К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.

    • Описание пополняется формулировкой Unsolicited gift;
    • Характеристики и стоимость всех изделий.
    • Указать стоимость составляющих: корпуса, натуральных камней (при их наличии), гальванических и подвижных элементов отдельно.
    • Указание лишь названия недостаточно: полное описание нужно для возможности классификации (например, «порошок стиральный, автомат»).
    • Должна быть запись следующего содержания: «Заявляю, что все хим. вещества в отправлении не подлежат контролю, согласно нормамTSCA».

    Изделия из текстиля

    • Состав ткани в процентах: шерсть – 50%, лен – 40% и т.д.
    • Вид переплетения нити: вязаное, тканое изделие.
    • Для кого предназначается – мужское, женское, детское.
    • Образцы должны помечаться таким образом: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.
    • Происхождение: животное, человеческое и др.
    • Причина отправки (проведение эксперимента, тестирования).
    • Способ, используемый для транспортировки: заморозка, сухой лед и др.
    • Сроки хранения образца.
    • К инвойсу прикрепляется копия разрешения на экспорт/импорт и номер разрешения.

    Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.

    Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

    Инвойс – заполнение и правильное оформление

    Международная торговля подразумевает определенный уровень навыков участников внешнеэкономических отношений. Коммерсант (как покупатель или продавец) должен точно разбираться, для чего нужен инвойс или другой документ, а также иметь навыки оформления. В этой статье мы расскажем про инвойс и другой, похожий по определению документ, называемый проформа-инвойс. Вы узнаете, для чего предназначены инвойс и инвойс проформа, а также получите представление о роли, которую играет такой документ в международных коммерческих операциях.

    Что такое инвойс

    Инвойс (Invoice) можно перевести как счет, документ (сопроводительная грузовая документация), который получает покупатель от продавца на определенный товар.

    Инвойс на товар и проформа инвойс включают:

    описание на товар;

    как обозначен товар на упаковке;

    условия поставки и порядок расчетов, которые должен выполнить покупатель.

    Цена инвойса проставляется на основании коммерческого контракта. Отгрузочный инвойс может служить накладной на товар, которая следует вместе с ним, как документ, подтверждающий его происхождение. Оформление инвойса – факт, устанавливающий, что покупатель должен оплатить товар на условиях контракта.

    Счет-фактура инвойса – главный документ на декларируемый товар, подтверждающий стоимость. Данные, которые содержит коммерческий инвойс — это та основа, которая служит базой для определения величины сборов таможни за экспортируемый/импортируемый товар, а также НДС (должен уплатить покупатель). В отечественных сделках документ, который бы копировал инвойс, отсутствует.

    Учитывая это, можно сделать вывод, что предприятия РФ используют документ транспортный инвойс только при сделках, в которых покупатель или продавец являются иностранными компаниями. Если же попытаться найти образец инвойса в российской практике, то наиболее близким к нему является такой документ, как «счёт на оплату», который получает покупатель.

    Как документ инвойс должен включать такую информацию:

    номер инвойса и день, когда оформлен документ (дата инвойса);

    название и адреса компаний Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Получателя товара;

    номера заказа и контракта, а также их даты;

    инкотермс на поставку;

    наименование, описание и код ТН ВЭД на товар;

    количественные характеристики товара, цена и общая стоимость поставки;

    государство, в котором произведен товар.

    Как происходит оформление инвойса

    Чтобы разобраться, как заполнить инвойс, необходимо знать, как оформляется такой документ. Инвойс, заполнение которого осуществлено по описанным выше правилам, а также 5 копий этого документа должны прилагаться к отправлению. При этом, хотя бы одна из копий инвойса должна как документ сопровождать товар. Отгрузочный инвойс, а также транспортную накладную помещают в клейкий карман для авиаотправлений. Специалисты рекомендуют положить документ контракт инвойс (дополнительную копию) внутрь отправления.

    Бизнесмены, которые принимают решение участвовать в международных торговых сделках (как покупатель или продавец), должны отдавать себе отчет о существующих рисках. Для их предотвращения уже на первых стадиях оформления необходимы прочные знания в области теории и правил заполнения документа инвойс.

    Опыт коммерческой деятельности в совокупности с хорошей ориентацией в движении цен мирового рынка позволяют бизнесменам составлять точные прогнозы на получение прибыли. Но для того, чтобы гарантировать успех, этого может оказаться недостаточно. Возьмем пример, который не является единичным.

    Бизнесмен, выступающий как покупатель, точно рассчитал все расходы, издержки и пошлины, которые необходимо уплатить. Бизнес-план по сделке рассчитан на месячный срок, в течение которого покупатель должен реализовать импортированный товар оптом с минимальной наценкой. Принимая во внимание ограниченность собственных финансовых средств, покупатель оформляет кредит под 2% в месяц.

    Казалось бы, покупатель все рассчитал точно, кроме одного – вероятности затягивания операции. Неправильно оформленная инвойс спецификация, или другой документ, могут задержать товар при оформлении на таможне на целый месяц. В результате неправильно оформленный инвойс свел на нет все усилия, которые приложил покупатель. Вместо прибыли покупатель может понести убытки, связанные с процентами по кредиту.

    Пример инвойса, который стал причиной провала просчитанной операции, говорит о необходимости точного знания покупателем правил, по которым оформляется такой документ.

    Особые требования к оформлению документа

    Товар, включенный в документ инвойс на экспорт, должен быть описан с максимальной полнотой. Из такого описания должно быть понятно:

    Из каких материалов произведен товар?

    Как может использоваться данный товар?

    В каком количестве?

    Если отправление включает следующие элементы

    Что следует указать в описании инвойса

    Цели экспорта (тестирование и др.);

    Вариант перевозки (в сухом льду и др.);

    Коммерческий инвойс может сопровождаться разрешительной копией или включать номер, который имеет разрешительный документ.

    Форма TSCA: “Заявляю, что все химвещества в отправлении не подлежат контролю, который определен TSCA”. Или: “Заявляю, что химвещества в отправлении удовлетворяют нормам или постановлениям по TSCA, и никакие химвещества не предлагаются мной для ввоза в нарушение TSCA или других применимых норм TSCA”.

    Следует учесть, что внесение в инвойс только названий химвеществ будет недостаточным (К примеру, «крем увлажняющий косметологический»).

    Часы (настольной или настенной конструкции)

    Ценность (цена) таких комплектующих, как:

    а) подвижный механизм;

    в) гальванические пары;

    г) камни (при наличии).

    Раздел описания на товар в транспортной накладной для авиаперевозок (AWB) содержит термин «Unsolicited gift». Необходимо включить полное описание на весь подаренный товар, а также указать его стоимость. Если стоимость будет превышать 100$, то товар подлежит таможенному оформлению таможней государства получателя с оплатой платежей (для некоторых государств ограничения по стоимости подарков могут меняться).

    состав (к примеру, хлопок 90%; полиэстер 10% и т.д);

    способ изготовления ткани (вязаная или тканная);

    целевой потребитель (изделия для мужчин, детей, женщин и др).

    Для образцов изделий из текстиля необходимо сделать пометку: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE».

    5 правил проверки инвойса

    В случае, когда коммерческий инвойс, входит в комплект документов сопровождения на товар, покупатель должен:

    поверить наличие оригинала документа инвойс и его пяти копий;

    проверить описания на товар, которые содержит оформленный инвойс (образец заполнения описания представлен выше). При отсутствии или неполном описании необходимо внести правки в документ;

    проверить, содержит ли коммерческий инвойс объявленную стоимость товара, выраженную в денежных единицах определенной страны;

    проверить, содержит ли документ инвойс разбивку объявленной ценности на каждый товар. Кроме того, инвойс должен содержать общую объявленную ценность;

    покупатель должен проверить, содержит ли документ инвойс подпись грузоотправителя.

    Оплата инвойса: в чем трудности

    Оплата инвойса имеет некоторые особенности, которые связаны с обращением к денежной единице другого государства. Для международной сделки покупатель открывает р/с в валюте, оформляет банковские поручения, заполняет определенной перечень бланков. Помимо этого, покупатель должен иметь знания и возможности по выгодной покупке валютных средств и быстрому проведению платежей за товар.

    Читайте также:  Сельское хозяйство Свердловской области. Сельскохозяйственные предприятия, агрофирмы, колхозы

    Недостаток знаний и навыков покупателя часто приводит к увеличению сроков проведения международных платежей с последующими неустойками из-за ненадлежащего исполнения контрактных обязательств. Существует надежный вариант, воспользовавшись которым покупатель может избежать финансовых потерь.

    Услуга по оказанию помощи по оплате инвойса популярна среди многих отечественных предпринимателей. Покупатель может не только быстро оплатить иностранные инвойсы в валюте, но и правильно оформить каждый документ по сделке, а также точно выполнить контрактные обязательства.

    Фирмы, которые оказывают такую помощь, готовы от имени покупателя:

    открыть р/с в американских долларах, китайских юанях и в других национальных денежных единицах;

    совершить перевод средств за экспортируемый товар;

    помочь правильно оформить инвойс.

    Что собой представляет проформа-инвойс

    Проформа-инвойс (proformainvoice) – это предварительный счет, который получает покупатель от экспортера. После согласования окончательного размера платежа, покупатель получает счет инвойс. В случаях, когда покупатель должен осуществить авансовый платеж, нужно выставить проформу-инвойс.

    Проформа-инвойс содержит стоимостные данные, согласно которым покупатель может получить представление об общей сумме платежа. В то же время, проформа-инвойс не может выступать как документ подтверждения оплаты (для этого существуют аккредитивы). Кроме того, важно понимать, что как документ проформа-инвойс служит для покупателя подтверждением отгрузки, а не продажи товара.

    Проформа-инвойс используется как документ, если товар отправлен:

    для участия в зарубежных выставках;

    для проведения экспертизы;

    для участия в торгах на аукционах;

    в качестве давальческого сырья.

    Как документ проформа-инвойс лишь незначительно отличается от инвойса, но эту разницу покупатель должен учитывать. Дело в том, что данные, указанные в проформе-инвойс не являются окончательными и измениться могут не только суммы платежа, но и артикулы на определенный товар или его модели.

    Какие данные содержит документ проформа-инвойс:

    реквизиты сторон (покупатель, продавец);

    точные данные по моделям и артикулам товара;

    товар в количественном и стоимостном измерении;

    НДС (при начислении);

    где произведен товар;

    термины DAP, CPT или FCA Инкотермс-2010;

    полная сумма отправления.

    Что такое Инкотермс-2010

    Инкотермс – сборник нормативов и правил, применение которых способствует стандартизации условий международных поставок, оформления документов, инвойса и договоров. Этот документ включает базовые обязанности субъектов международных экономических отношений (покупатель, продавец) в отношении режима поставок.

    Название Инкотермс является производной от стандартного термина International commercial terms, используемого для торговых операций между компаниями из разных стран.

    Сегодня невозможно представить, как бы происходило оформление международных торговых контрактов без правил Инкотермс, обязательных для таких случаев:

    товар перемещается от продавца к покупателю;

    товар проходит оформление на таможне. Инкотермс учитывают все формальности оформления экспорта/импорта, а также систем безопасности.

    Кроме того, этот документ устанавливает распределение рисков и трат во взаимоотношениях продавца и покупателя. Сокращенные названия таких норм (FOB или CIF) используются при оформлении контракта, инвойса или другого документа по сделке. В то же время встречаются случаи неточного толкования сокращений и их значений для распределения рисков (продавец, покупатель).

    Именно поэтому и возникла необходимость формирования правил толкования терминов, которые продавец и покупатель вносят в международный контракт и инвойс, что в конечном итоге привело к публикации терминов Международной торговой палаты (МТП) в 1936 г.

    Торговые термины, применяемые в Инкотермс

    1. EXW. Термин Ex Works или «Франко завод» обязывает экспортера совершать поставку на своем складе, в помещении, на территории в момент, когда покупатель получает товар. При этом продавец не имеет обязательств по организации погрузки и других мероприятий, необходимых для того, чтобы вывести товар.

    2. FCA. Термин Free Carrier или «Франко перевозчик» используется для случаев, когда товар передается экспортером покупателю или выбранным им субъектам в заранее оговоренных местах, где покупатель принимает на себя риски по дальнейшей транспортировке.

    3. CPT. Термин Carriage Paidto или «Перевозка оплачена до» используется, когда экспортер передает товар перевозчику или другому субъекту, выбранному продавцом, на согласованном месте с условием, что продавец оформляет соглашение по транспортировке и берет на себя расходы по перемещению груза до заранее согласованной точки.

    4. CIP. Термин Carriageand Insurance Paidto или «Перевозка и страхование оплачены до» используется для ситуаций, когда экспортер передает товар представителям, которых определил покупатель, в согласованном месте и берет на себя все затраты по транспортировке до места назначения. В обязанности продавца входит также оформление страховки, покрывающей возможные риски в процессе перевозки.

    5. DAT. Термин Delivered at Terminal или «Поставка на терминале» используется при поставке на условиях, когда продавец обеспечил доставку и разгрузку товара с транспортного средства в согласованном терминале указанного порта. Терминал в данном случае может быть воздушным, автомобильным, ЖД, морским, а также складом или контейнерным двором.

    6. DAP. Термин Delivere dat Place или «Поставка в месте назначения» относится к поставкам на условии, когда покупатель получает товар на транспортном средстве в оговоренном месте, а продавец несет все риски по доставке до этого места.

    7. DDP. Термин Delivered Duty Paid или «Поставка с оплатой пошлин» применим к поставкам на условиях, что покупатель получает товар очищенным от импортных таможенных пошлин на транспортном средстве. При этом риски и расходы по транспортировке несет продавец, который и выполняет все таможенные формальности (ввоз/вывоз) с уплатой сборов и пошлин.

    Инкотермс для морской и речной транспортировки:

    8. FAS. Термин Free Alongside Ship или «Свободно вдоль борта судна» используется для условий, когда экспортер, совершая поставку, располагает товар вдоль борта судна (указывает покупатель) на причале либо барже в порту, согласованном участниками сделки. Дальнейшие риски и расходы по транспортировке товара несет покупатель.

    9. FOB. Термин Freeon Board или «Свободно на борту» определяет обязательства продавца осуществить доставку на борт судна, которое указал покупатель. В дальнейшем покупатель самостоятельно несет риски, связанные с транспортировкой товара.

    10. CFR. Термин Cost and Freight или «Стоимость и фрахт» определяет обязательства продавца осуществить доставку на борт судна, которое указал покупатель. При этом расходы по доставке товара до порта и фрахт оплачивает продавец. Дальнейшие риски несет покупатель.

    11. CIF. Термин Cost InsuranceandFreight или «Стоимость, страхование и фрахт» определяет обязательства продавца осуществить доставку на борт судна, которое указал покупатель. При этом оплату расходов по доставке товара до порта, оплату фрахта, а также договора осуществляет продавец. Дальнейшие риски несет покупатель

    Инвойс – что это? Правила заполнения, примеры

    Для всех ведущих трудовую деятельность в сфере перевозок термин в заголовке знаком, хоть он в российской практике и не очень распространен. Большинство же людей не в курсе, что это – инвойс. В статье мы не только разберем детально это понятие, но и посмотрим, как правильно заполнять документ, каким он может быть.

    Что это?

    Инвойс – документ, характерный для международной коммерции. В нем содержится перечень отправляемой продукции, ее количество, стоимость, формальные особенности изделий, условия для отправки, данные об адресанте и адресате. Выписка инвойса (кроме сделок с предоплатой) – символ того, что покупатель обязан оплатить указанный в нем товар.

    Коммерческий invoice – основной документ, требуемый таможенными службами для проверки международных отправлений. Его наличие необходимо для всех товаров (кроме отправляемых документов), перемещаемых через государственные границы.

    Что касается России, стран СНГ, то тут отсутствуют аналоги подобной документации. Порой на вопрос “Что это – инвойс?” отвечают, что это счет-фактура. Что неверно. Счет-фактура – документация для налогового контроля. В нашей реальности инвойс – это больше счет на оплату, применяемый при международных поставках.

    Особенности документа

    Что такое инвойс и счет-проформа? Основание для перечисления оплаты. Поэтому его выписывают одновременно с отгрузкой продукции покупателю. Всего же существует две формы документа:

    • Проформа-инвойс. Для тех договоров, при которых покупатель должен перечислить аванс продавцу. Ключевое отличие этой формы – некоторые данные в ней предварительные.
    • Собственно коммерческий инвойс. Содержит фактическую точную информацию, которая основывается на сведениях об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг.

    Составлять такой документ можно на любом языке, одинаково понятном партнерам. Чаще всего это английский.

    Тонкости заполнения

    Продолжаем разбирать, что такое инвойс, как выглядит документ. В себе он обязательно должен содержать следующее:

    • Наименование адресанта, его юридический адрес.
    • Визирование (подпись) документа в международной практике необязательно.
    • Наименование продукции, ее цена и количество берется из контракта.
    • Счет-проформа может содержать сведения о допустимых отклонениях от контракта.
    • Базовые поставочные условия берутся также из соглашения (контракта). Чаще всего их определяет “Инкотермс” (Международные правила толкований торговых понятий).
    • Общая стоимость чаще всего выражается в той валюте, что указана в контракте. В противном случае указывается по какому курсу (дата перевода) будет осуществляться конвертация. Обозначают валюту общероссийским буквенным кодом из классификатора ОК 014-2000.
    • Условия платежа в фактуре-инвойс – это банковские реквизиты. Расчетный счет, адрес и название банка, свифт-код, корреспондентский счет, иные частности платежа.

    Мы можем увидеть образцы инвойса различных форматов. Чаще всего используется корпоративный бланк отправителя. При отсутствии оного информация печатается на обычном листе бумаги.

    Инвойс: каков порядок его заполнения?

    Документ обязательно должен содержать в себе следующие данные:

    • Дата отправки.
    • Ссылка на экспортную документацию – номера заказа, самого инвойса.
    • Полное имя и адрес адресанта.
    • Полное имя и адрес адресата.
    • В случае если адресант и импортер – не одно лицо, также указывается полное имя и адрес последнего.
    • Государство-экспортер.
    • Страна-производитель товаров.
    • Государство, где находится пункт конечного назначения.
    • Номера авиатранспортных накладных.
    • Обязательное описание каждой позиции продукции.
    • Виза отправителя грузов, дата заполнения.
    • Указание международных стандартизированных условий поставки.

    Описание товаров в документе

    Продолжаем рассказывать о заполнении инвойса. Каждую позицию товара в нем необходимо описать подобным уровнем:

    • Наименование продукции.
    • Основная сфера ее использования.
    • Серийный номер (если это применимо).
    • Тарифный гармонизированный номер (если есть сведения о нем).
    • Численность продукции.
    • Материал, из которого она изготовлена.
    • Номера позиции, пункта (если известны).
    • Тип упаковки.
    • Вес товара.
    • Площадь, объем занимаемого места.
    • Единицы измерения.
    • Цена за единицу.
    • Общая стоимость поставки.

    В перечне выше – минимум информации о товаре, что может быть указана.

    Требования к описанию продукции

    Что это – инвойс? Всегда полное описание отправляемой продукции. Оно должно отвечать на четыре основных вопроса:

    • Что это?
    • Из чего оно сделано?
    • Какое число?
    • Как будет использоваться?
    Читайте также:  Черви калифорнийские: разведение как бизнес

    Обязательна также следующая разбивка:

    • Наименование товара.
    • Цена за единицу.
    • Общая стоимость.
    • Номинальная цена.
    • Страна-изготовитель.

    Особые требования к описанию товаров

    Для некоторых отправляемых наименований требуется определенного вида описание.

    • Процентный состав материала (100 % лен, 50 % полиэстер/50 % хлопок и проч.)
    • Способ производства материала – тканный, вязанный.
    • Для кого предназначено изделие – мужчины, женщины, дети.
    • На образцах ставят метку: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.
    • В описании – формулировка Unsolicited gift.
    • Полная характеристика и стоимость входящих в презент изделий.

    Часы (настольные и настенные) – стоимость отдельно гальванического элемента, корпуса, подвижных составляющих, натуральных камней (если есть).

    • Название, описание (необходимо для классификации вещества).
    • Обязательная отметка следующего содержания: “Все химические вещества в данном грузе соответствуют постановлениям по TSCA, принятым общемировым нормам. Нет компонентов, которые бы нарушали предписания TSCA или отдельные его акты”.
    • Можно ограничиться и краткой меткой: “Все хим. вещества отправления не подлежат контролю по TSCA”.

    Всевозможные биологические образцы:

    • Происхождение ткани – человеческое, животное, проч.
    • Причина отправления – тестирование, эксперимент.
    • Способ транспортировки образца.
    • Срок хранения.
    • Копия разрешения на вывоз/ввоз или его номер.

    Упаковывание инвойса

    К отправлению обычно прилагается один визированный оригинал документа с пятью копиями. Отметим, хотя бы одна копия всегда должна сопровождать груз!

    Место для хранения коммерческих инвойсов – клейкий карман на упаковках для международных отправлений. Туда же обычно укладывается и авиатранспортная накладная.

    Не лишним будет поместить еще одну копию инвойса вовнутрь упаковки.

    Проверка

    Перед отправлением груза с коммерческим инвойсом необходимо проверить следующее:

    • Наличие как одного оригинала, так и 5 копий документа.
    • В инвойсе обязательно должно быть полное описание всего содержимого груза. Если у вас есть сомнения, что оно недостаточно всеобъемлющее, то все же нужно не полениться дополнить характеристику более конкретными данными.
    • В коммерческом инвойсе обязательно должна быть прописана объявленная ценность всего содержимого груза. Обратите внимание и на то, что для таможенных служб лучше всего ее указывать в валюте государства вашего адресата.
    • В случае, когда вы отправляете два и более товаров, не лишним будет проверить разбивку стоимости по каждой из разновидностей продукции. При этом общая объявленная ценность для всего отправления также должна быть указана. Если ее нет, то попросите ответственное лицо рассчитать данную величину и вписать ее в документ.
    • Хоть не для всех отправлений является обязательным данный факт, мы советуем проверить коммерческий инвойс на имение подписи отправителя. Этот тот случай, когда лучше всего перестраховаться. Если она не понадобится, то документ не будет считаться испорченным. А если виза нужна, но вовремя не проставлена, то с поставкой уже возникнут серьезные проблемы.

    Коммерческий инвойс – международный документ, составляемый для различного рода отправлений. В России как аналогов его самого, так и проформы пока нет. Неверно считать равнозначной инвойсу бумагой отечественный счет-фактуру. При заполнении этого документа важно быть внимательным. В частности, проверять подробное описание всех помещенных в посылку, контейнер грузов, их объявленную стоимость, дополнительные сведения для особой продукции.

    Что такое инвойс, для каких сделок используется, как его заполнить правильно?

    Для таможенного оформления товаров требуется определённый пакет документов. Одним из самых важных из них является инвойс. Что же это такое? Как для продавца, так и для покупателя важно понимать, что представляет собой данный документ и на что обратить внимание при его составлении.

    Коммерческий инвойс (счёт-фактура)

    Коммерческий инвойс – это документ, который экспортёр в обязательном порядке отправляет покупателю вместе с отгружаемым товаром.

    В данном документе содержатся:

    • список товарных позиций с количеством и ценами;
    • другие данные, относящиеся к товару (размеры, цвет и проч.);
    • условия сделки;
    • данные отправителя и импортёра.

    Выписка счёта инвойса означает, что у импортёра появляется обязательство оплаты поставленных товаров согласно условиям, указанным в договоре. То есть инвойс – это основание для перечисления средств продавцу.

    Во внутри российской практике такой документ, как invoice, не используется. Его выписывают только при импортно-экспортных операциях. В некоторой степени аналогом инвойса можно считать счёт на оплату, но в нём, в отличие от инвойса, содержится минимум данных.

    Инвойс может быть составлен на любом языке, но чаще всего используется английский.

    Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

    +7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

    Проформа-инвойс

    Проформа-инвойс (proforma invoice) – это предварительный документ, который высылается продавцом в следующих случаях:

    • Если сумма оплаты или определённые характеристики товара ещё не согласованы полностью. После того, как окончательная сумма по контракту будет утверждена, составляется коммерческий инвойс.
    • Если в контракте предусмотрено перечисление аванса покупателем.

    Коммерческий инвойс и проформа-инвойс – это два практически одинаковых документа. Разница заключается в том, что proforma invoice содержит предварительные данные. Данный документ носит информационный характер и позволяет покупателю понять, какую сумму необходимо будет перечислить за товар.

    Инвойс-проформа, в частности, выписывается в тех случаях, когда определить точный вес товара перед погрузкой не представляется возможным. Например, при загрузке судна сыпучими веществами узнать точный вес можно только после загрузки. Но для того, чтобы начать погрузку, таможне надо предоставить документ, в роли которого и выступает proforma invoice, а далее уже оформляется invoice с точной информацией.

    В proforma invoice также может быть прописан размер возможных отклонений по количеству товара, если таковые предусмотрены в контракте.

    Что значит выставить инвойс?

    Оригинал инвойса и 5 копий необходимо приложить к отправлению (инвойсы и авиатранспортную накладную (AWB) следует положить в клейкий карман для международных отправлений). Рекомендуется ещё один экземпляр документа поместить внутрь упаковки.

    Выставить инвойс не означает просто выписать счёт. Коммерческий инвойс также может использоваться как накладная на перевозимый товар.

    Одной из основных функций инвойса является то, что на основе информации, указанной в нём, определяется размер сборов таможни за импортируемые товары. Как считаются таможенные сборы подробнее тут. Также на основе данных инвойса вычисляется НДС, который должен уплатить импортёр.

    Форма инвойса

    Invoice может оформляться в различных форматах. Наиболее распространённый вариант – инвойс на фирменном бланке экспортёра. Также документ может быть напечатан на обычном листе бумаги.

    Как заполнить инвойс?

    В коммерческий инвойс отправителем должны быть включены следующие данные:

    1. Дата.
    2. Полное имя и адресные данные экспортёра.
    3. ФИО и адресные данные получателя.
    4. Полное имя и адресные данные импортёра, если импортёр и получатель – разные лица.
    5. Страна, в которой был произведён товар.
    6. Страна, которая экспортирует товар.
    7. Государство-импортёр.
    8. Номер авиатранспортной накладной.
    9. Описание для каждой позиции товара.

    В описание товарной позиции должны входить такие пункты:

    • название товара;
    • номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ), даты их составления;
    • область применения (если у товара есть такая характеристика);
    • серийные номера (если у товара есть такие характеристики);
    • номер из списка ТНВЭД (если известен);
    • количество;
    • материал, из которого сделан товар;
    • порядковый номер и номер позиции (если имеют место);
    • вид упаковки;
    • масса (унции, кг, фунты);
    • цена за 1 единицу;
    • число мест;
    • единица измерения;
    • итоговая сумма.

    Это обязательные пункты, которые должны быть включены в описание, но можно добавить сюда и другие сведения о товаре.

    Итоговая сумма указывается в той валюте, которая прописана в контракте на поставку. Возможна такая ситуация, когда покупатель оплачивает товар не в той валюте, которая проставлена в контракте. В этом случае в инвойсе прописывается, по какому курсу и на какое число будет пересчитана итоговая сумма.

    Информация о названиях товарных позиций, стоимости и количестве заполняется на основе данных из контракта.

    При отправке товара из России для указания валюты цен следует использовать ОК 014-2000- Общероссийский классификатор валют.

    На документе должна присутствовать дата его составления и подпись продавца. В соответствующей графе обязательно проставляются условия поставки согласно INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: СFR, FOB, CIF).

    Это нормы, которые прописаны в Инкотермс, регламентирующие распределение затрат и рисков между поставщиком и покупателем.

    В пункте «Условия платежа» указываются реквизиты банка: номер счета, название, адрес банковской организации, её SWIFT-код, номер корр. счёта, а также срок оплаты и другая информация о платеже.

    Заполнение инвойса при операциях со специфической продукцией

    Существуют определённые виды товаров, для которых в описании необходимо указывать специфические данные.

    Для биообразцов:

    • происхождение: растительное, животное, человеческое и т. д.;
    • цель экспортирования (например, проведение исследований);
    • метод сохранения при перевозке (сухой лёд и т. д.);
    • может быть прописан номер разрешения или к инвойсу может прилагаться копия разрешения.

    Для химических веществ:

    • запись о том, что химическое вещество не подлежит контролю TSCA;
    • название и краткое описание.

    Для настенных и настольных часов:

    • камни (если они есть);
    • вид подвижного элемента;
    • вид гальванического элемента;
    • материал корпуса.

    Изделия из текстиля:

    • состав ткани, например, лён – 50 %, хлопок – 50 %;
    • тип переплетения нитей (вязаное изделие или тканое);
    • для кого предназначается (для мужчин, для женщин, для детей).

    Проверка данных в инвойсе

    Если счёт-фактура инвойс оформлена неправильно, то это чревато задержкой товара на границе, что никак не может понравиться вашим торговым партнёрам. Поэтому перед отправкой документ следует тщательно просмотреть с целью выявить возможные ошибки и неточности.

    Основными пунктами, которые следует проверить в документе, являются следующие:

    • Присутствует ли описание для всех товаров. Если оно недостаточно понятное, следует дополнить его.
    • Прописана ли объявленная стоимость в валюте страны-импортёра, которая нужна для таможенных расчётов.
    • Указана ли стоимость для каждой товарной позиции и указана ли общая стоимость.
    • Есть ли подпись отправителя.

    Наглядная инструкция по заполнению инвойса и его образец представлены в этом видео:

    Основной вывод, который можно сделать из вышеизложенного — это то, что invoice является одним из важнейших документов, оформляемых при международных поставках. Важно правильно заполнить форму документа, чтобы растаможивание проходило максимально быстро.

    Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

    Бесплатная консультация по телефону:

    +7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

    Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

    Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

    Оцените статью
    Добавить комментарий